5 narzędzi, których używa redakcja internetowa WOŚP

0

 

Redakcja internetowa WOŚP w czasie wydarzeń to naprawdę ogromna machina – pracujemy w zespole składającym się z około 25 osób – głównie wolontariuszy Pokojowego Patrolu, obsługujemy kilkadziesiąt różnych miejsc (stron internetowych i stron w mediach społecznościowych kilku submarek Orkiestry na najpopularniejszych portalach w mediach społecznościowych), czyta nas kilka milionów osób, a także współpracujemy z innymi redakcjami – KręciołaTV, Foto, a także Centrum Prasowym WOŚP. Nasz zespół dzieli się na mniejsze teamy, z których każda pracuje na jednym odcinku finałowej czy woodstockowej komunikacji. Naszym celem jest dostarczanie czytelnikom jak najciekawszych i rzetelnie przygotowanych informacji. Żeby komunikować się ze społecznością Orkiestry musimy jednak przede wszystkim komunikować się w naszym zespole i mieć przestrzeń na wszystkie potrzebne wiadomości. Bardzo mocno stawiamy na narzędzia, które mogą nam ułatwić pracę i coraz mocniej podnosić jakość pracy. Za nami wiele eksperymentów, postanowiliśmy więc podzielić się z Wami naszymi doświadczeniami i podpowiedziami. Przed Wami 5 narzędzi, których używa redakcja internetowa w swoich działaniach.

 

Nasz zespół w czasie konferencji prasowej przed jednym z Finałów WOŚP: Olimpia Jenczek, Anna Orzech, Anika Andrasiewcz (KręciołaTV), Aleksandra Roczek i Mariusz Korzekwa.

Grupa na Facebooku

Od tego wszystko się zaczęło! To tutaj kilka lat zaczęliśmy gromadzić różne pliki, wysyłać zapytania, dyskutować, w jaki sposób działamy i umawiać się na poszczególne zasady. Pewnie domyślacie się, że wychodziło to na bardzo krótką metę. W czasie wydarzeń, kiedy komunikatów były setki – jedna grupa przestała się sprawdzać, zamiast pomagać – powiadomienia rozpraszały a w natłoku postów trudno było coś znaleźć. Oczywiście można byłoby pomyśleć o systemie hashtagów,  dni przeznaczonych na konkrete tematy (tak jak robimy to w ramach grupy dla sztabów WOŚP), ale w dniu Finału komunikując się w zespole bezpośrednio na Facebooku – przegapiamy istotne wpisy pomiędzy notyfikacjami o zdjęciach, na których jesteśmy, wpisami znajomych i życzeniami finałowego sukcesu. W tym momencie grupę wykorzystujemy w działaniach całorocznych, bo w ten sposób najszybciej możemy się skontaktować i dotrzeć do wszystkich – to miejsce na luźne komunikaty, wpisy o ciekawych artykułach lub szkoleniach, informacjach o tym, że zaczynamy zbierać zespół finałowy zespół, podsumowanie tego co za nami. Grupa na Facebooku jest miejscem, gdzie można tworzyć społeczność i integrować się, ale do pracy w zespole przydają się inne – bardziej wyspecjalizowane narzędzia – Workplace (który właśnie testujemy z Instruktorami i Liderami Pokojowego Patrolu) albo Slack.

 

Slack

Kiedy nadchodzi event całą komunikację przerzucamy na Slacka, którego używa coraz więcej firmy i organizacji w Polsce. Korzystamy ze Slacka w wersji rozszerzonej dzięki możliwości, jakie narzędzie daje organizacjom pozarządowym.  Dlaczego Slack?

  • Możemy dyskutować na tematy dla nas istotne w czasie pracy i nic nas nie rozprasza.
  • W jednym narzędziu cały team może dyskutować w różnych kanałach – każdy temat, projekt ma swoje miejsce.
  • Wszystkie informacje i wiadomości można szybko i łatwo wyszukać.
  • Slacka można przeglądać w przeglądarce, desktopie i na telefonie.
  • Fanatycy ułatwiania pracy i automatyzacji mogą podpiąć dodatkowe boty lub zintegrować Slacka z innymi  narzędziami.
  • Slacka można personalizować – emoji, loading messages i slackbot dodają kolorytu naszej komunikacji i pozwalają na integrację zespołu.

 

Aplikacje, które mamy podpięte do Slacka:

    • CatFacts – tak, tak. Slack podpowiada nam ciekawe fakty o kotach 
    • Dropbox – integracja z naszym kontem na Dropboxie, możliwość szybkiego przeglądania plików, które na nim umieściliśmy 
    • Dropbox Paper 
    • Forecast – pogoda na Finale i Woodstocku to ważne kwestie 
    • GameMonk – i znów trochę bardziej rozrywkowo. Teams that play hard together work hard together.
    • Google Drive
    • Google Forms Notifications for Slack – dzięki tej integracji wszystkie wiadomości wpisywane do formularza Google przez nasz team Monitoringu trafią bezpośrednio do odpowiedniego kanału na Slacku 
    • Growbot – zgrany zespół to taki, który dostrzega swoje sukcesy i potrafi sobie dziękować. Dlatego w tym roku do Slacka dodaliśmy bot, który wyłapuje wszystkie pochwał 
    • IFTTT dzięki IFTTT wszystkie wpisy z naszych social media automatycznie lądują w kanale Opublikowane – w ten sposób mając nawet kilkadziesiąt różnych profili – w jednym miejscu możemy obserwować wszystkie nowe publikacje. Za pomocą IFTTT część osób dostaje też komunikat o tym. że na Trello zostało im przypisane nowe zadanie. 
    • RSS – za pomocą tej aplikacji podpięliśmy do kanału Opublikowane nasze strony www.wosp.org.pl i www.woodstockfestival.pl 
    • Simple Poll
    • Zapier –  działa podobnie do IFTTT, ale to za pomocą Zapiera udało mi się podpiąć Dropboxa i włączyć komunikaty o nowych plikach w naszych folderach na Dropboxie (niestety wersja bezpłatna jest bardzo ograniczona).

Za pomocą Zapier dostajemy komunikaty o nowych dokumentach, które pojawiają się na Dropboxie

 

Za pomocą IFTTT i RSSów w odpowiednim kanale pokazują się informacje o wszystkich tekstach opublikowanych na naszych stronach www i w mediach społecznościowych

 

Więcej o Slacku przeczytacie na naszej stronie w artykule Jagody Czerwiec. 

 

Dropbox

Dropbox to skarbnica naszych materiałów – tutaj znajdują się przydatne grafiki, informacje prasowe, prezentacje z naszych szkoleń, przydatne tutoriale, Q&A, raporty z Sotrender i Google Analytics. Pliki wgrywane są przez kilka miesięcy, za każdym razem, kiedy coś nowego komunikujemy (a jak wiecie – komunikujemy naprawdę sporo) – wrzucamy tutaj materiały. Ważnym elementem jest spis treści, który staram się na bieżąco uzupełniać, a którego zadaniem jest pomoc w szybkim rozeznaniu się, co w naszych folderach można znaleźć. Korzystamy z wersji Dropbox Business, który umożliwia nam stworzyć zespół, różne podgrupy, a w ich ramach łatwiej tworzyć foldery, z których może korzystać konkretna grupa. No i każdy z członków zespołu ma 1TB na wykorzystanie.

 

SerwerSMS

Od 5 lat używamy w komunikacji również masowej wysyłki SMS. Za pomocą wiadomości komunikujemy się nie tylko ze wszystkimi wolontariuszami WOŚP, Pokojowego Patrolu, ale także używamy ich w kontakcie z naszą „małą grupą”. Do obsługi tej formy komunikacji używamy SerwerSMS a funkcje, z których korzystamy:

  • Planowanie wysyłek SMS w przyszłości – przydatne, kiedy chcemy, żeby przypomnieć wszystkim o wydarzeniu, które na pewno odbędzie się o danej godzinie – spotkanie, rozpoczęcie transmisji,
  • SMS Forward – wysyłanie SMS z telefonu na określony numer,  a system z kolei rozsyła wiadomości do całej grupy
  • Personalizacja – możliwość wysłania SMS do wielu osób, ale z indywidualnym fragmentem dla każdej z osób – np. potwierdzenie wersji jedzenie, zadania, godziny rozpoczęcia pracy
  • SMSy przychodzące – możliwość odczytytywania SMSów przychodzących i wyświetlania ich na stronie za pomocą widgetu. Za pomocą SerwerSMS odbieramy np. smsy ze sztabów o wrażeniach z ich grania a wybrane pokazujemy na naszych stronach, a także otrzymujemy wiadomości od słuchaczy Radia Woodstock. 

 

Jeśli chcesz wiedzieć więcej o wykorzystaniu SMSów w czasie Przystanku Woodstock w celu zapewnienia bezpieczeństwa użytkowników – przeczytaj case study! 

Wioletta Pępek w czasie 23. Przystanku Woodstock, fot. Aleksandra Skorżyńska

Trello

Trello nie trzeba chyba nikomu przedstawiać. W pracy wewnątrz Fundacji do zarządzania zadaniami używamy Basecampa, ale w pracy redakcji stawiamy na Trello. Część z teamów, na które podzielona jest nasza grupa – na Trello rozdziela między sobą zadania. Dodatkowo w tym roku na Trello przygotowaliśmy też onboarding ułatwiający osobom, które po raz pierwszy będą z nami – odnalezienie się w cyfrowym świecie Finału.

 

 

Więcej o Trello przeczytacie w artykule Olimpii Jenczek. 

To oczywiście nie wszystko. Używamy też narzędzi bezpośrednio w naszych działaniach – team zajmujący się monitoringiem czuwa nad SentiOne i Brand24, zespół mediów społecznościowych analizuje komunikację za pomocą Sotrendera a newsy piszemy za pomocą dedykowanego CMSa.

 

Przez te wszystkie lata współpracy odkryliśmy dwie ważne zasady, o których warto pamiętać. 1. to nie narzędzia tworzą zespół i go integrują, one to tylko ułatwiają. Wszystko zależy od ludzi – ich chęci, umiejętności i wzajemnej sympatii. 2. Jeśli masz zamiar wprowadzić nowe narzędzie w Waszej organizacji – najpierw pokaż dlaczego warto z niego korzystać i podpowiedz jak działa.  Do niezrozumiałego narzędzia naprawdę łatwo się zniechęcić.

 

A Wy? Jakich narzędzi używacie w swojej pracy? Dajcie nam koniecznie znać w komentarzach lub podzielcie się Waszym case study na naszym portalu. 

 

Redakcja internetowa 23. Przystanku Woodstock, fot. Aleksandra Skorżyńska

 

Chcesz wiedzieć więcej, jak wygląda praca redakcji internetowej WOŚP? Zobacz wywiad Maćka Budzicha – Mediafuna.

Share.

About Author

Anna Jadwiga Orzech

Prywatnie i zawodowo żyje w Internecie, gdzie zajmuje się “szerzeniem dobrych idei”. W Fundacji Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy zajmuje się szeroko pojętą komunikacją w Internecie i nowymi technologiami, a także współtworzy projekt skierowany do organizacji pozarządowych – Dobra Strona Internetu. Z III sektorem związana od kilkunastu lat. Od seminarium The New Media in the Middle East na Uniwersytecie Karola w Pradze kilka lat temu zafascynowana wpływem nowych mediów na zmiany społeczne. W wolnych chwilach pisuje bloga internetwsluzbie.pl na temat dobrego oblicza Internetu. Z wykształcenia i zamiłowania filozofka i socjolożka.

Leave A Reply