Stwórz swoją redakcję – komunikacja w czasie eventu

1

Tworzysz komunikację swojej organizacji i widzisz coraz więcej plusów tego, że opowiadasz o swoich działaniach swoim internetowym przyjaciołom i wysłuchujesz ich zdania na temat organizowanych przez Ciebie akcji. Czas pójść o krok dalej i zadbać o relację z Waszego wydarzenia. Zdecydowana większość uczestników Twojego eventu najczęściej nie zapomina o swoim telefonie i jest z Tobą zarówno offline, jak i online. Relacją z wydarzenia interesują się w jego trakcie albo tu po jego zakończeniu – nie tydzień/miesiąc/pół roku później. Wraz z upływem czasu jego emocje opadają, więc Twoim zadaniem jest pochwycić go w momencie, kiedy on sam szuka informacji na Twój temat i utrzymać jego zainteresowanie jak najdłużej.

 

Zdecydowana większość uczestników Twojego eventu jest z Tobą zarówno offline, jak i online.Tweet: Zdecydowana większość uczestników Twojego eventu najczęściej nie zapomina o swoich telefonie i jest z Tobą zarówno offline, jak i online

 

Mam świadomość, że to nie jest łatwe, ponieważ im większe wydarzenie, tym nie tylko więcej do komunikowania, ale i bardzo dużo treści do monitorowania i reagowania. Pomyśl więc o pomocy! Proponuję Ci stworzenie redakcji, która sprawi, że odbiorcy Twoich treści będą czuli się zaopiekowani. O tym, jakie efekty daje stworzenie grupy wolontariuszy zajmujących się komunikacją – przeczytacie w naszym case study, w którym Paulina (Kwidzyn), Michał (Tarnobrzeg) i Piotr (Kraków) opowiadają o pracy w swoich sztabach.  Na samym końcu tego tekstu znajdziecie teksty opowiadające o naszej pracy, a także checklistę ułatwiającą planowanie współpracy.

 

Paulina ze Sztabu w Kwidzynie podczas 21. Finału WOŚP

 

Zadania 

Zanim zaczniesz poszukiwać wolontariuszy – zastanów się, jakie zadania chcesz między nich podzielić. Wypisz wszystkie zadania do realizowania, zastanów się, jak dużo czasu potrzeba na ich realizację a później połącz je w ramach konkretnych stanowisk. Jeśli w ramach stanowiska – wolontariusze mają kilka zadań – określ od razu ich priorytety. Dzięki temu wolontariusze w razie nawału zajęć – będą wiedzieć, co jest najpilniejsze a co mogą sobie odpuścić.

Ja wolontariuszy, którzy ze mną współpracującą staram się łączyć  w mniejsze grupy/teamy. Na przykład jedna osoba jest odpowiedzialna za tworzenie treści a druga za interakcję w komentarzach. W razie potrzeby uzupełniają się wzajemnie i wspomagają swoje działania, ale odpowiedzialność jest przypisana konkretnie do jednej osoby. Dzięki temu dany kanał komunikacji nie pozostaje bez opieki nawet na moment i w czasie przerwy jednej osoby – druga ma na niego baczenie.

Przemyśl też dokładnie, w jaki sposób ma wyglądać ich praca – czy chcesz każdy tworzony przez nich post akceptować? Jeśli tak, w jaki sposób? Przy pomocy jakiegoś przygotowanego do tego narzędzia czy może za pomocą wersji roboczych na Facebooku a może za pomocą dokumentu online? A może to któryś z wolontariuszy powinien się tym zająć? Jeśli tak – pomyśl czy powinien zajmować się czymś oprócz tego.

Moja dobra rada jest taka, że w przypadku rozbudowanej redakcji i skomplikowanej komunikacji – odpuść sobie przypisywanie sobie jakichkolwiek zadań poza czuwaniem nad całością. Uwierz mi – one przyjdą same.

W czasie planowania zadań – pamiętaj też, że wydarzenie tak naprawdę trwa nie tylko w jego trakcie, ale zaczyna się już w czasie docierania na nie uczestników i kończy dopiero wtedy, kiedy są w domu. Dlatego na przykład wolontariusze pracujący ze mną w redakcji internetowej Przystanku Woodstock pracują już od soboty przed Festiwalem i kończą działania w poniedziałek po nim.

Wydarzenie tak naprawdę trwa nie tylko w jego trakcie, ale zaczyna się już w czasie docierania na nie uczestników i kończy dopiero wtedy, kiedy są w domu.Tweet: Wydarzenie zaczyna się już w czasie docierania na nie uczestników i kończy dopiero wtedy, kiedy są w domu.

 

Wolontariusze 

Jak znaleźć wolontariuszy? Metody są dwie – zaprosić do współpracy specjalistów znających się na rzeczy lub znaleźć aktywnych wolontariuszy danej organizacji mających talent do słowa pisanego. Ja osobiście jestem przekonana, że w przypadku organizacji pozarządowych najważniejsze jest „czucie” wydarzenia i celów organizacji. W naszym przypadku bowiem ważne jest, żeby zarazić pasją i zaangażowaniem innych ludzi – potencjalnych wolontariuszy, donatorów, sponsorów.  Trudno jest zarażać pasją, gdy samemu się jej nie ma. Technik publikowania w mediach społecznościowych można się nauczyć, gorzej jest, gdy czytelnik nie czuje szczerości. Jeśli uda nam się znaleźć specjalistów, którzy czują naszą misję – wygraliśmy!

Dobre rady: 

  • Zaangażuj wolontariuszy do mniejszych zadań jeszcze przed wydarzeniem – pozwolisz im wczuć się w komunikację.
  • Przed samym wydarzeniem sprawdź dokładnie czy wolontariusze wszystko wiedzą, posiadają odpowiednie umiejętności, potrafią korzystać z narzędzi.
  • Jeśli ufasz umiejętnościom i doświadczeniu wolontariuszy, a także przygotujesz im odpowiednie materiały – pozwól im na samodzielne kreowanie postów i tworzenie kalendarza komunikacji. Wzory takiego kalendarza znajdziesz na blogu Hootsuite. 
  • Jeśli masz taką możliwość – przygotuj dla nich spotkanie/szkolenie, w czasie którego będziecie mogli porozmawiać o zbliżającym się wydarzeniu, wymienić doświadczeniem, zdobyć nowe umiejętności. (tak wyglądają nasze szkolenia)
  • Dzień przed wydarzeniem i z samego rana – zorganizuj odprawę przygotowującą wszystkich do pracy.
  • Wybierzcie wspólnie formę komunikowania się ze sobą – smsy, telefony, grupa na fb, slack, trello?

 

Spotkanie wolontariuszy Centrum Prasowego WOŚP. fot. Anna Migda

Spotkanie wolontariuszy Centrum Prasowego WOŚP. fot. Anna Migda

Sprawdź: 

  • Czy wolontariusze wolą pracować na własnym sprzęcie (na własnych komputerach, telefonach) czy musisz im zapewnić służbowy sprzęt.
  • Jak działa Internet w miejscu wydarzenia, czy wszyscy mogą się połączyć z siecią, czy mają dostęp do prądu (przedłużaczy nigdy za wiele!)?
  • Jeśli wolontariusze muszą pracować na swoich telefonach – czy masz możliwość dostarczyć im karty z internetem lub mobilne wifi?

 

Przechwytywanie

Próba sprzętu dzień przed 23. Finałem WOŚP, fot. Łukasz Widziszowski

 

Przygotowanie do zadań

Według mnie połową sukcesu jest odpowiednie przygotowanie wolontariuszy do ich zadań. Jednocześnie jest to jedno z najtrudniejszych zadań dla nas. Według mnie dla wolontariuszy współpracujących z nami warto wcześniej przygotować:

  • Księgę stylu – w jaki sposób ma być prowadzona komunikacja, do kogo jest ona skierowana, jakie słownictwo jest wymagane, itp.  Więcej na ten temat przeczytasz na blogu Barbary Stawarz. 
  • listę Q&A – najczęściej zadawanych przez Internautów pytań i odpowiedzi lub pytań, których się spodziewasz
  • Najważniejsze informacje na temat Twojej organizacji/wydarzenia/jego sponsorów
  • Schemat organizacyjny – kto odpowiada za ich pracę, do kogo się mają zgłosić w razie problemów lub pytań nieprzewidzianych w Q&A
  • Podział zadań innych wolontariuszy

 

Świadczenia

Nie samą pracą żyje wolontariusz. Jako koordynator jesteś odpowiedzialny/a za jego zdrowie i dobre samopoczucie. Zacznij od przybliżenia mu planu pracy – godzin i możliwych przerw. Ogromną uwagę przywiąż do wyżywienia wolontariuszy i tego, w jaki sposób mogą je otrzymać (Ty odbierzesz je dla nich, koordynator wolontariuszy czy może mogą odbierać je sami na podstawie otrzymanych wcześniej bloczków – według mnie ostatnia opcja jest najlepsza). Jeśli pracujecie cały dzień – pamiętaj, że potrzebne jest śniadanie, obiad i napoje (woda, herbata). Wydaje się oczywiste, prawda?  Niestety zdarzają się sytuacje, że o wolontariuszach redakcji, którzy najczęściej nie podlegają bezpośrednio koordynatorowi wolontariatu i pracują w innym miejscu niż reszta wolontariuszy, w natłoku zadań po prostu się zapomina. Pomyśl też czy masz możliwość zapewnić wolontariuszom zwrot kosztów dojazdu, a także – jeśli jest taka konieczność – koszty przejazdów komunikacją miejską.

 

Mam nadzieję, że te kilka rad i moich własnych doświadczeń pozwoli Wam lepiej przygotować się do zbliżającego się wydarzenia i współpraca z wolontariuszami w czasie tworzenia Waszej małej redakcji – będzie fascynującą przygodą.


Redakcja w czasie wydarzenia is powered by Checklist

Jeśli chcesz wiedzieć więcej o naszej pracy, zobacz też:

Najpiękniejsza Redakcja na Świecie  – tekst Justyny Cyrulik opowiadający czym zajmowaliśmy się podczas 20. Przystanku Woodstock
Tak się robi social media na Przystanku Woodstock – wywiad Maćka Budzicha ze mną
Wielka Orkiestra coraz bardziej elektroniczna – Finał WOŚP oczami technologie.ngo.pl
Najpiękniejsza Redakcja Świata – mój tekst na temat filozofii pracy podczas Przystanku Woodstock

Share.

About Author

Anna Jadwiga Orzech

Prywatnie i zawodowo żyje w Internecie, gdzie zajmuje się “szerzeniem dobrych idei”. W Fundacji Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy zajmuje się szeroko pojętą komunikacją w Internecie i nowymi technologiami, a także współtworzy projekt skierowany do organizacji pozarządowych – Dobra Strona Internetu. Z III sektorem związana od kilkunastu lat. Od seminarium The New Media in the Middle East na Uniwersytecie Karola w Pradze kilka lat temu zafascynowana wpływem nowych mediów na zmiany społeczne. W wolnych chwilach pisuje bloga internetwsluzbie.pl na temat dobrego oblicza Internetu. Z wykształcenia i zamiłowania filozofka i socjolożka.