Dobra Strona Internetu

Tworzysz komunikację swojej organizacji i widzisz coraz więcej plusów tego, że opowiadasz o swoich działaniach swoim internetowym przyjaciołom i wysłuchujesz ich zdania na temat organizowanych przez Ciebie akcji. Czas pójść o krok dalej i zadbać o relację z Waszego wydarzenia. Zdecydowana większość uczestników Twojego eventu najczęściej nie zapomina o swoim telefonie i jest z Tobą zarówno offline, jak i online. Relacją z wydarzenia interesują się w jego trakcie albo tu po jego zakończeniu – nie tydzień/miesiąc/pół roku później. Wraz z upływem czasu jego emocje opadają, więc Twoim zadaniem jest pochwycić go w momencie, kiedy on sam szuka informacji na Twój temat i utrzymać jego zainteresowanie jak najdłużej.

Zdecydowana większość uczestników Twojego eventu jest z Tobą zarówno offline, jak i online.

Mam świadomość, że to nie jest łatwe, ponieważ im większe wydarzenie, tym nie tylko więcej do komunikowania, ale i bardzo dużo treści do monitorowania i reagowania. Pomyśl więc o pomocy! Proponuję Ci stworzenie redakcji, która sprawi, że odbiorcy Twoich treści będą czuli się zaopiekowani. O tym, jakie efekty daje stworzenie grupy wolontariuszy zajmujących się komunikacją – przeczytacie w naszym case study, w którym Paulina (Kwidzyn), Michał (Tarnobrzeg) i Piotr (Kraków) opowiadają o pracy w swoich sztabach.  Na samym końcu tego tekstu znajdziecie teksty opowiadające o naszej pracy, a także checklistę ułatwiającą planowanie współpracy.

Zadania 

Zanim zaczniesz poszukiwać wolontariuszy – zastanów się, jakie zadania chcesz między nich podzielić. Wypisz wszystkie zadania do realizowania, zastanów się, jak dużo czasu potrzeba na ich realizację a później połącz je w ramach konkretnych stanowisk. Jeśli w ramach stanowiska – wolontariusze mają kilka zadań – określ od razu ich priorytety. Dzięki temu wolontariusze w razie nawału zajęć – będą wiedzieć, co jest najpilniejsze a co mogą sobie odpuścić.

Ja wolontariuszy, którzy ze mną współpracującą staram się łączyć  w mniejsze grupy/teamy. Na przykład jedna osoba jest odpowiedzialna za tworzenie treści a druga za interakcję w komentarzach. W razie potrzeby uzupełniają się wzajemnie i wspomagają swoje działania, ale odpowiedzialność jest przypisana konkretnie do jednej osoby. Dzięki temu dany kanał komunikacji nie pozostaje bez opieki nawet na moment i w czasie przerwy jednej osoby – druga ma na niego baczenie.

Przemyśl też dokładnie, w jaki sposób ma wyglądać ich praca – czy chcesz każdy tworzony przez nich post akceptować? Jeśli tak, w jaki sposób? Przy pomocy jakiegoś przygotowanego do tego narzędzia czy może za pomocą wersji roboczych na Facebooku a może za pomocą dokumentu online? A może to któryś z wolontariuszy powinien się tym zająć? Jeśli tak – pomyśl czy powinien zajmować się czymś oprócz tego.

Moja dobra rada jest taka, że w przypadku rozbudowanej redakcji i skomplikowanej komunikacji – odpuść sobie przypisywanie sobie jakichkolwiek zadań poza czuwaniem nad całością. Uwierz mi – one przyjdą same.

W czasie planowania zadań – pamiętaj też, że wydarzenie tak naprawdę trwa nie tylko w jego trakcie, ale zaczyna się już w czasie docierania na nie uczestników i kończy dopiero wtedy, kiedy są w domu. Dlatego na przykład wolontariusze pracujący ze mną w redakcji internetowej Przystanku Woodstock pracują już od soboty przed Festiwalem i kończą działania w poniedziałek po nim.

Wydarzenie tak naprawdę trwa nie tylko w jego trakcie, ale zaczyna się już w czasie docierania na nie uczestników i kończy dopiero wtedy, kiedy są w domu.

Wolontariusze 

Jak znaleźć wolontariuszy? Metody są dwie – zaprosić do współpracy specjalistów znających się na rzeczy lub znaleźć aktywnych wolontariuszy danej organizacji mających talent do słowa pisanego. Ja osobiście jestem przekonana, że w przypadku organizacji pozarządowych najważniejsze jest „czucie” wydarzenia i celów organizacji. W naszym przypadku bowiem ważne jest, żeby zarazić pasją i zaangażowaniem innych ludzi – potencjalnych wolontariuszy, donatorów, sponsorów.  Trudno jest zarażać pasją, gdy samemu się jej nie ma. Technik publikowania w mediach społecznościowych można się nauczyć, gorzej jest, gdy czytelnik nie czuje szczerości. Jeśli uda nam się znaleźć specjalistów, którzy czują naszą misję – wygraliśmy!

Dobre rady: 

• Zaangażuj wolontariuszy do mniejszych zadań jeszcze przed wydarzeniem – pozwolisz im wczuć się w komunikację.
• Przed samym wydarzeniem sprawdź dokładnie czy wolontariusze wszystko wiedzą, posiadają odpowiednie umiejętności, potrafią korzystać z narzędzi.
• Jeśli ufasz umiejętnościom i doświadczeniu wolontariuszy, a także przygotujesz im odpowiednie materiały – pozwól im na samodzielne kreowanie postów i tworzenie kalendarza komunikacji. Wzory takiego kalendarza znajdziesz na blogu Hootsuite. 
• Jeśli masz taką możliwość – przygotuj dla nich spotkanie/szkolenie, w czasie którego będziecie mogli porozmawiać o zbliżającym się wydarzeniu, wymienić doświadczeniem, zdobyć nowe umiejętności. (tak wyglądają nasze szkolenia)
• Dzień przed wydarzeniem i z samego rana – zorganizuj odprawę przygotowującą wszystkich do pracy.
• Wybierzcie wspólnie formę komunikowania się ze sobą – smsy, telefony, grupa na fb, slack, trello?

Sprawdź: 

• Czy wolontariusze wolą pracować na własnym sprzęcie (na własnych komputerach, telefonach) czy musisz im zapewnić służbowy sprzęt.
• Jak działa Internet w miejscu wydarzenia, czy wszyscy mogą się połączyć z siecią, czy mają dostęp do prądu (przedłużaczy nigdy za wiele!)?
• Jeśli wolontariusze muszą pracować na swoich telefonach – czy masz możliwość dostarczyć im karty z internetem lub mobilne wifi?

Przygotowanie do zadań

Według mnie połową sukcesu jest odpowiednie przygotowanie wolontariuszy do ich zadań. Jednocześnie jest to jedno z najtrudniejszych zadań dla nas. Według mnie dla wolontariuszy współpracujących z nami warto wcześniej przygotować:

• Księgę stylu – w jaki sposób ma być prowadzona komunikacja, do kogo jest ona skierowana, jakie słownictwo jest wymagane, itp.  Więcej na ten temat przeczytasz na blogu Barbary Stawarz. 
• listę Q&A – najczęściej zadawanych przez Internautów pytań i odpowiedzi lub pytań, których się spodziewasz
• Najważniejsze informacje na temat Twojej organizacji/wydarzenia/jego sponsorów
• Schemat organizacyjny – kto odpowiada za ich pracę, do kogo się mają zgłosić w razie problemów lub pytań nieprzewidzianych w Q&A
• Podział zadań innych wolontariuszy

Świadczenia

Nie samą pracą żyje wolontariusz. Jako koordynator jesteś odpowiedzialny/a za jego zdrowie i dobre samopoczucie. Zacznij od przybliżenia mu planu pracy – godzin i możliwych przerw. Ogromną uwagę przywiąż do wyżywienia wolontariuszy i tego, w jaki sposób mogą je otrzymać (Ty odbierzesz je dla nich, koordynator wolontariuszy czy może mogą odbierać je sami na podstawie otrzymanych wcześniej bloczków – według mnie ostatnia opcja jest najlepsza). Jeśli pracujecie cały dzień – pamiętaj, że potrzebne jest śniadanie, obiad i napoje (woda, herbata). Wydaje się oczywiste, prawda?  Niestety zdarzają się sytuacje, że o wolontariuszach redakcji, którzy najczęściej nie podlegają bezpośrednio koordynatorowi wolontariatu i pracują w innym miejscu niż reszta wolontariuszy, w natłoku zadań po prostu się zapomina. Pomyśl też czy masz możliwość zapewnić wolontariuszom zwrot kosztów dojazdu, a także – jeśli jest taka konieczność – koszty przejazdów komunikacją miejską.

Mam nadzieję, że te kilka rad i moich własnych doświadczeń pozwoli Wam lepiej przygotować się do zbliżającego się wydarzenia i współpraca z wolontariuszami w czasie tworzenia Waszej małej redakcji – będzie fascynującą przygodą.

Redakcja w czasie wydarzenia is powered by Checklist

Jeśli chcesz wiedzieć więcej o naszej pracy, zobacz też:

Najpiękniejsza Redakcja na Świecie  – tekst Justyny Cyrulik opowiadający czym zajmowaliśmy się podczas 20. Przystanku Woodstock
Tak się robi social media na Przystanku Woodstock – wywiad Maćka Budzicha ze mną
Wielka Orkiestra coraz bardziej elektroniczna – Finał WOŚP oczami technologie.ngo.pl
Najpiękniejsza Redakcja Świata – mój tekst na temat filozofii pracy podczas Przystanku Woodstock