Organizacja biura prasowego w czasie wydarzeń

0

Przy organizacji różnych wydarzeń warto zastanowić się nad tym, w jaki sposób chcielibyśmy je zakomunikować, nagłośnić, zaprezentować, jak przekazać informacje o projekcie mediom, ale także kiedy i czy w ogóle chcemy to zrobić.

 

Sposobów komunikacji z mediami mamy kilka. Możemy wysłać spersonalizowanego maila – wymaga to jednak sporo czasu i zaangażowania. Możemy przygotować mailing do szerszej grupy odbiorców korzystając z narzędzi do wysyłki grupowej typu Sare, Freshmail, Newsletter2go, GetResponse. Jak to zrobić możecie się dowiedzieć zaglądając do artykułu Oli Rutkowskiej na naszej stronie. 

Możemy także przygotować konferencję prasową, na której rozdamy materiały zaproszonym przedstawicielom mediów czy to w formie tradycyjnej (teczka prasowa) czy też w formie elektronicznej (płyta CD czy DVD lub pendrive). Ostatecznie w czasie naszego wydarzenia możemy przygotować biuro/centrum prasowe, które będzie działało w określonych ramach czasowych i lokalowych oraz będzie dostarczało na bieżąco przygotowane przez nas informacje, w którym możemy zorganizować spotkania z dziennikarzami, konferencje prasowe, briefingi itp.

Przystanek Woodstock 2014 Konferencja prasowa (fot. A. Rawicz)

Skupmy się dzisiaj na tej ostatniej możliwości.

Biuro, centrum prasowe – miejsce, gdzie następuje wymiana i zdobywanie informacji, miejsce do odpoczynku, miejsce pracy.  To także miejsce, gdzie organizator może na chwilę się zatrzymać i zobaczyć, jaki jest odbiór tego co robi, dowiedzieć się, jak inni widzą to co przygotował.

Czego zatem potrzeba by wszystkim pracowało się miło i wydajnie?

  1.  Odpowiednie miejsce – tu nie chodzi o luksusy, ale o to by przynajmniej 50 % zaproszonych dziennikarzy miało, gdzie przysiąść i przygotować publikacje, zmontować materiały, nagrać setki. Ważne jest także umiejscowienie biura prasowego. Teraz kolejne pytanie czy chcemy by biuro mieściło się poza terenem wydarzenia (ma to swoje plusy – chociażby ciszę, no chyba, że organizujemy turniej szachowy ;)) czy może w samym centrum wydarzeń (na pewno blisko, ale może być też głośno – w przypadku koncertów).
  2. Dostęp do prądu i internetu– może to i oczywiste, ale gdy zabraknie przedłużaczy czy gniazdek do podpięcia, a łącze nie wytrzyma obciążenia pracy, my będziemy się denerwować, a dziennikarze będą mieli zdecydowanie gorszy komfort w przygotowaniu materiałów. To z kolei może przełożyć się na ocenę naszego wydarzenia. Warto by sieć dla dziennikarzy była zabezpieczona hasłem.
  3. Miejsce, gdzie przygotujemy jedzenie i picie dla osób pracujących. To nie musi być posiłek z najlepszej restauracji w mieście. Wystarczy by był stały dostęp do gorącej herbaty i kawy, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, jeżeli nas na to stać to i soki są mile widziane. Jeśli chodzi o jedzenie, to na pewno warto zadbać o jakieś ciastka, paluszki, a jeśli budżet nam na to pozwoli to ciepłe przekąski czy zupa na pewno zostaną przyjęte z entuzjazmem.
  4. Obsługa zaproszonych mediów– dobrze byłoby, gdyby osoby pracujące w biurze prasowym po stronie organizatora miały wcześniej kontakt z mediami. Chodzi o odpowiednie zachowanie, rozmowy czy po prostu wiedzę jak wspomóc pracę dziennikarzy poczynając od wydania akredytacji na wydarzenie, poprzez przygotowanie techniczne miejsca do konferencji prasowych (jeśli takie planujemy – to warto pamiętać o mikrofonach bezprzewodowych, kostce dziennikarskiej, miejscu dla fotoreporterów i operatorów kamer, odpowiednim nagłośnieniu), przygotowanie informacji prasowych, umiejętność moderowania konferencji prasowych, rozmowy z dziennikarzami (tak by udzielić im odpowiedzi, ale nie zdradzić wszystkich tajemnic ;)), odpowiednie zachowanie w sytuacji kryzysowej czy bardzo ważnym utrzymaniu w czystości i porządku całego centrum prasowego.
  5. Akredytacje prasowa. Musimy sobie zadać przy tej okazji następujące pytania czy chcemy akredytacji udzielać czy nie, czy będą one płatnie, z jakim wyprzedzeniem dziennikarze i media mają się zgłaszać, czy udzielamy akredytacji wszystkim czy zastrzegamy sobie prawo do jej udzielenia wybranym przedstawicielom redakcji, czy mamy limit miejsc na redakcji, czy udzielamy akredytacji na miejscu imprezy.
  6. Biuro prasowe musi być także łatwo identyfikowalne i mieć odpowiedni wystrój. Odpowiednie tło do nagrywania setek, plakaty informujące co to za impreza, jak i rozpiska tego co będzie się działo, na pewno się przydadzą. Jeśli mamy jakieś zobowiązania sponsorskie, także do ich ekspozycji możemy wykorzystać tę przestrzeń, ale tak by nie przesłoniły i przytłoczyły naszych kolorów i dekoracji.
  7. Ważnym czynnikiem komfortu pracy centrum jest także zadbanie o odpowiednią ilość i czystość części sanitarnej dla mediów.
  8. Jeśli biuro prasowe ma działać w trybie 24/7, to warto pamiętać też o strefie, gdzie można na chwilę odpocząć i zrelaksować się.

Powyższe czynniki wpływają głównie na pracę dziennikarzy, pamiętajmy jednak, że w biurze pracuje także nasza ekipa i warto zadbać także o jej komfort pracy. W związku z tym potrzebujemy mieć miejsce techniczne gdzie postawimy biurko/a do wydawania akredytacji czy sprawdzenia listy obecnych mediów. Pod „ręką” musimy mieć drukarkę, (kopiarkę, skaner czy inne urządzenia biurowe potrzebne do pracy), osobną sieć internetową (niezależne łącze dobrze się sprowadza), czajnik do wody i jej źródełko, materiały biurowe, które mogą się przydać oraz to, czego potrzebujemy do wykonania naszych obowiązków.

To czy biuro prasowe jest potrzebne i w jakim zakresie, zależy od typu imprezy czy wydarzenia, jakie organizujemy. Warto jednak przy większych przedsięwzięciach zastanowić się nad takim rozwiązaniem, ponieważ będziemy odbierani jako bardziej otwarci na media, profesjonalni, a my będziemy mieć bezpośredni kontakt z dziennikarzami, budować z nimi przyjazne relacje, budować własną bazę mediów współpracujących, co w przyszłości może zaowocować zwiększoną liczbą publikacji o wydarzeniach, które organizujemy.

PW2014 fot. A.Rawicz

Konferencja Prasowa – Przystanek Woodstock 2014 (fot. A. Rawicz)

Share.

About Author

Agata Mraczek-Banasik

Asystent Rzecznika Prasowego Fundacji Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy. Od 10 lat odpowiada za organizacje i pracę Biura Prasowego w czasie Finałów WOŚP oraz Festiwalu Przystanek Woodstock. Organizuje i obsługuje konferencje prasowe przy okazji Konkursów Ofert, finałowych rozliczeń oraz innych działań Fundacji. Przygotowuje we współpracy z partnerami informacje prasowe dla dziennikarzy. Z Fundacją WOŚP związana od 1996 r na różnych polach działania - wolontariusz, Pokojowy Patrol, szef sztabu. Lubi jazdę na rowerze, basen, a najbardziej zabawę z dwójką swoich dzieci.

Leave A Reply