Trello – zorganizuj swój czas
Żyjemy w czasach, w których im szybciej, więcej i mocniej – tym lepiej. Dodatkowe rozpraszacze i bodźce płynącę chociażby z portali społecznościowych – mogą powodować chaos w codziennych obowiązkach.
Jeśli chcemy żyć na pełnych obrotach – pracować, działać społecznie, a przy tym pamiętać o #workLIFEbalance i przestrzeni na swoje potrzeby – powinniśmy świadomie zarządzać czasem.
Sposobów na organizację czasu i pracy jest wiele – podobnie jak narzędzi wspierających ten proces. Jednym z popularnych, bezpłatnych i bardzo intuicyjnych narzędzi jest Trello. Sprawdzi się zarówno w przypadku planowania codziennej pracy, rozpisywania projektów okresowych, czy nawet niestandardowych pomysłów, jak np. książka kucharską.
Gdybym miała opisać Trello jednym zdaniem byłoby nim:
Trello to narzędzie bazujące na zasadzie listy TO DO, z wieloma funkcjami ułatwiającymi współpracę w zespole, planowanie, a nawet życie ;)
Co więcej, Trello to wirtualna przestrzeń za pomocą której zorganizujesz nie tylko swój czas, ale i zespołu, czy teamu!
Wyobraź sobie hotel.
Twoje konto na Trello to taki hotel, którego Ty jesteś właścicielem. Ty masz dostęp do wszystkich “pokoi”, w których mogą być różni “goście” – współpracownicy, znajomi etc. Możesz również zakładać pokoje prywatne, do których będziesz miał dostęp na wyłączność.
Co ważne – osoby te, nie mogą migrować między pokojami – jak np. “Rok Rzeki Wisły”, a “FACEBOOK FBI” – bez zaproszenia. To zupełnie oddzielne projekty.
Każdy pokój może funkcjonować w inny sposób, na innych zasadach i w innym składzie.
Dwa pokoje, w których przebywam codziennie sporą część czasu.
Pokój “Rok Rzeki Wisły” tworzę z Robertem – prezesem Fundacji. Służy nam do planowania harmonogramu wpisów na Facebooka. W każdą niedzielę tworzę taki plan, który następnie analizowany jest przez Roberta. Dzięki temu, że tworzymy to na Trello, a nie np. za pomocą exela, messengera, czy rozmowy tel. oboje możemy w dowolnym momencie zerknąć na plan – modyfikować go, dodać komentarze/wskazówki czy podpiąć załączniki – jak np. grafikę do wpisu.
Wszystko jest posegregowane, każdy dzień/wpis ma swój oddzielny wątek, więc komunikacja przebiega sprawnie.
Dane kolumny – w tym przypadku poświęcone konkretnym tygodniom, przenoszę do “Archiwum X”, aby móc wrócić do wcześniejszych planów.
Pokój “Robisz to!” należy tylko do mojego użytku. Planuję sobie tam zadania na każdy dzień tygodnia. Tworzę 7 kolumn – każda kolumna to jeden dzień tygodnia. Do każdej dopisuję zadania. Na jednej liście łączę zarówno elementy związane z np. tworzeniem prezentacji, pisaniem artykułu, tworzeniem wpisów na FB/INSTA/TT, jak i mniejsze zadania – typu – wykonanie telefonu, wysłanie maila itp.
Taki opracowałam sobie system – jest dla mnie najwygodniejszy i najbardziej przejrzysty. Nie twierdzę jednak, że to dobre rozwiązanie dla każdego. Pracuję jako freelancer, więc mój dzień pracy jest czasem bardzo elastyczny, często zadania związane z pracą przeplatają się z zadaniami wolontaryjnymi, jak i zadaniami “domowymi” typu – weterynarz.
Zdarzają się dni, gdy rozpisuję zadania na poszczególne części dnia. Czyli wtedy jeden dzień ma trzy kolumny, tak jak dzisiaj – w momencie pisania tego artykułu np. czwartek w domu, czwartek na lotnisku, czwartek w samolocie.
Przetestuj kilka wersji i sprawdź, która sprawia, że Twoja praca przebiega najsprawniej i efektywniej.
Trello inspiruje
Doskonałym potwierdzeniem tego, że Trello daje ogrom możliwości jest sekcja INSPIRACJE, którą oferuje narzędzie – możecie podejrzeć jak inni współpracują i tworzą swoje tablice.
https://trello.com/inspiration
Najważniejsze funkcje Trello
OPIS
Do każdego zadania możesz, a wręcz powinieneś dodać opis. Pamiętaj o tym, że krótkie zajawkowe hasła, mogą być dla Twoich współpracowników niezrozumiałe. Podczas intensywnej współpracy i zamieszania, konkretny i zrozumiały przekaz to podstawa.
KOMENTARZE
Niewątpliwym plusem elektronicznej listy TO DO, jest to, że możemy na bieżąco rozmawiać na temat danego zadania i co najważniejsze – w konkretnym wątku – dzięki temu unikamy chaosu komunikacyjnego.
CZŁONKOWIE
Przypisuj odpowiednich członków do konkretnego zadania/wątku. Mimo, że w dane zadanie jest w kolumnie/na liście jednej konkretnej osoby – odpowiedzialnych za to lub współtwórców może być kiiku. Dzięki temu, że przypiszesz dane osoby do zadania – będą otrzymywać powiadomienia o zmianach i nowych aktywnościach w obrębie danego tematu – co ułatwi i usprawni komunikację.
ETYKIETY
Etykietowanie zadań może spełniać wiele funkcji. Zależy to od sposobu komunikacji, jaki obierzecie. Np. kolor zielony – akcept, żółty – do przegadania, czerwony – brak akceptu. Etykiety możecie modyfikować pod kątem koloru oraz nazwy.
PODZADANIA
Tworzenie dodatkowej listy podzadań to bardzo ważny element organizacji czasu i pracy. Jeśli jeden wątek rozpiszesz na mniejsze elementy – będzie Ci łatwiej podejść do tematu.
TERMIN KOŃCOWY
Jak wiadomo – nic tak nie mobilizuje jak deadline! Trello dopuszcza taką opcję. Każdemu zadaniu można nadać konkretny termin końcowy, co może się przydać w określaniu priorytetów.
ZAŁĄCZNIKI
Do każdego wątku możesz dołączyć załączniku – z różnych źródeł. Przykładowo jeśli wątek dotyczy wpisu – mogą być do zdjęcia, które chcesz dodać na FB.
Finałowe Trello
Jednym z momentów, kiedy intensywnie wykorzystuję Trello do komunikacji w grupie jest Finał oraz Woodstock. Wraz z teamem, który zajmuje się komunikacją danego działu, np. społeczności Pokojowego Patrolu lub Twitter WOŚPu, przed wydarzeniem:
– rozpisujemy plan działania,
– najważniejsze linki/pytania/tematy do poruszenia,
– rozpisujemy wstępnie harmonogram,
– upewniamy się u lidera, czy rozpisaliśmy wszystkie najważniejsze elementy i tematy,
– odnajdujemy wpis z minionego roku, aby przeanalizować komunikację i stworzyć strategię na aktualne wydarzenie.
W trakcie wydarzenia:
– planujemy i rozpisujemy konkretny harmonogram/ plan wpisów danej osoby,
– dzielimy się zadaniami dodatkowymi,
– podsyłamy sobie przydatne linki,
– dyskutujemy wewnątrz danego tematu o charakterze wpisu, załącznikach, treści do akceptu itp.
7 ważnych porad dotyczących Trello.
- Trello dostępne jest zarówno w wersji webowej, jak i jako aplikacja na telefon – koniecznie skorzystaj z tej możliwości. Dzięki temu zawsze i w każdej sytuacji będziesz mógł dopisać nowe zadanie do listy lub je usunąć ;)
- Współpracując z innymi pamiętaj o tagowaniu – oznaczaniu ich w komentarzach, dzięki temu będą otrzymywali powiadomienia o Twojej prośbie/komentarzu/zadaniu do zrealizowania.
- Korzystaj ze skrótów klawiszowych – pomoże Ci to jeszcze bardziej zaoszczędzić czas.
- Trello możesz wykorzystać również do celów stricte prywatnych – np. planując podróż, ślub, rozpisując budżet czy jadłospis. Jeśli znacie nietypowe sposoby wykorzystania Trello – podzielcie się w komentarzach.
- Pamiętaj, że im lepiej zaplanujesz sobie pracę i podzielisz ja na mniejsze podzadania, tym łatwiej przyjdzie Ci jej wykonanie!
- Zapisuj wszystko – każde zadanie zasługuje na miejsce na Twojej liście TO DO, szczególnie kiedy zadania wyrastają jak ślimaki po deszczu podczas rozmowy w tzw. “międzyczasie” lub np. na spotkaniu integracyjnym po zebraniu sztabu ;). Zapisuj, następnie porozdzielaj odpowiednio – zmniejszysz ryzyko niewykonania zadania.
- Niezależnie od tego, czy tworzysz pokój dla siebie, czy większej grupy osób – ustal zasady!
Aby nie być gołosłowną przytoczę jedną z rekomendacji Wiktora Piechory – ze Sztabu The Great Orchestra of Polish Hearts Dublin – sztabu tegorocznego 26. Finału WOŚP.
“Ja z kolei podzielę się bardziej pragmatycznym trickiem od strony logistycznej: platforma Trello. Tak działa to u nas. Na tej platformie ustaliliśmy strukturę postów: poniedziałek – newsy dla wolontariuszy, wtorek – sponsorzy itd. i tam wrzucamy i planujemy posty z wyprzedzeniem. Mamy zrobiony cały kalendarz i jeśli już wiemy, że w okolicach 23 grudnia będziemy chcieli wrzucić życzenia świąteczne, to w wolnej chwili piszemy ten post i szukamy odpowiedniej grafiki.
Mamy też system zatwierdzania postów, zawsze muszą być dwa zatwierdzenia: szefa sztabu (od strony merytorycznej) oraz osoby sprawdzającej pisownię czy stylistykę (mamy w sztabie wyznaczone dwie osoby, które są w tym świetne). W ten sposób kolaboruje cały sztab i jak ma pomysły na posty to tam po prostu wrzuca, a nasz rzecznik potem sprawdza i edytuje jeśli trzeba.
Na tej platformie ustawia się również deadline, także nasz rzecznik dostaje powiadomienie, jeśli jakiś post miał być wrzucany np dzisiaj. Polecam.”