Firma Google najbardziej kojarzy się nam z zawsze pomocną wyszukiwarką. Jednak zespół Google proponuje nam wiele innych produktów, które z sukcesem goszczą w naszym życiu. Dzięki temu, że wszystko możemy ze sobą połączyć przez jeden mail, łatwo jest każdy element wykorzystać do ułatwienia sobie życia w każdym jego aspekcie.

Praca w organizacji jest pracą wymagającą wykonania dużej ilości zadań naraz. Dzięki dobremu przygotowaniu się do wyzwania, które nas czeka jesteśmy w stanie przejść przez całość bez problemów, stresu i z zapewnionym sukcesem. Głównymi problemami jest organizacja wewnątrz samej organizacji, jak i współpracy z wolontariuszami, porozumiewanie się zarówno między sobą jak i z firmami, które będą nam pomagać przy tworzeniu eventu w naszym mieście. Co z produktów Google może się nam do tego przydać?

Pierwszym punktem jest samo założenie konta w usłudze Google. Najlepiej jest posiadać jeden uniwersalny mail dla całej organizacji. Także dzięki temu informowanie wolontariuszy stanie się prostsze – będą pewni informacji, które od Was dostają, a także zadowoleni z porządku jaki dzięki temu panuje. Mail powinien być też prosty do zapamiętania, tak by kontakt był jak najłatwiejszy.

Wystarczy wejść na stronę https://accounts.google.com, kliknąć w prawym górnym roku na „zarejestruj się” i uzupełnić formularz. 

Postępując według instrukcji jesteśmy w stanie bezproblemowo rozpocząć korzystanie z usług Google. Teraz możemy korzystać bez opłat ze wszystkich możliwości jakie dają nam twórcy (oczywiście przy większych zapotrzebowaniach jest możliwość poniesienia pewnych kosztów, ale normalny użytkownik nie będzie nawet w jednej czwartej drogi do tego pułapu). Najlepsze efekty korzystania z Google osiągniemy przy synchronizacji urządzeń takich jak tablet, smartfon itp. razem z naszym kontem. Co za tym idzie? Zapewniając dostęp do maila osobom, które pomagają przy organizacji eventu, w łatwy sposób możemy się komunikować, przekazywać sobie pomysły, rozdzielać obowiązki, wspólnie dopilnować terminów, także dopilnować szybkiego kontaktu z pomagającym nam przy tym firmom itp..

Drugim punktem jest na pewno przemyślenie wszystkich zadań, które pozostają nam do wykonania. By pamiętać o terminach, spotkaniach i sprawach do załatwienia na pewno użyteczny będzie Google Calendar .

W łatwy sposób możemy rozdzielić obowiązki (nadając kolory odpowiednim osobom), oznaczyć terminy (np. termin wysłania wniosku o grant), wyznaczyć także listę zadań, jakie przed sobą stawiamy.

Dzięki synchronizacji z numerem telefonu i możliwości zapraszania osób na wydarzenia w kalendarzu, można informować o nich za pomocą SMSa, maila itp.

Organizacja spotkań może okazać się ciężkim kawałkiem chleba – jak wiadomo ludzie angażujący się w takie działalności przeważnie mają też pracę, szkołę lub inne zadania, które nie pozwalają mu na pełną dyspozycyjność.

Jak w takim razie wybrać najlepszy termin dla spotkania? Za pomocą Doodle, do którego możemy zalogować się przy użyciu naszego konta Google. Wprowadzamy możliwe dla nas daty spotkania, godziny, które nam pasują i na koniec otrzymujemy linka, który przekazujemy osobom, z którymi chcemy się spotkać. Wychodzi nam z tego najlepszy możliwy termin.

Wszystkie dokumenty, projekty, pliki, które razem stworzycie przy organizacji możecie bez problemu udostępniać przez użycie Google Drive , który po zalogowaniu się na nasze konto umożliwia dostęp do wgranych plików na każdym urządzeniu z dostępem do Internetu. Wszystkie zawarte tam dokumenty można odtwarzać też bez użycia edytora tekstu takiego jak Word itp. oraz co najważniejsze możliwa jest ich modyfikacja przez kilka osób w tym samym momencie. Co nam to ułatwia? Uzupełnianie listy kontaktów, listę rzeczy do załatwienia i tak naprawdę tyle, ile sami jesteśmy w stanie wymyślić. Szczególnie ciekawym wykorzystaniem tych możliwości jest tworzenie listy wolontariuszy do akcji – dzięki stałemu dostępowi do Internetu w razie jakiejkolwiek awarii kopia tego dokumentu będzie dostępna po zalogowaniu się. Pamiętajcie jednak, że w takim dokumencie  nie powinniście pozostawiać danych osobowych swoich wolontariuszy.

Ciekawym pomysłem może być też użycie Google Keep. Jest to program umożliwiający nam tworzenie notatek, list, zapisywania idei i pomysłów. Każdej notatce możemy nadać odpowiedni kolor (np. kolor dla danej osoby) i dodać zdjęcie. Dzięki korzystaniu z tego tworu Google, możemy korzystając z jednego maila w kilka osób dzielić się pomysłami, ideami, planami. Jest stworzony głównie na smartfony, jednak można działać nie posiadając takowego.

Po trzecie – wszystkie wymienione produkty Google są dostępne w wersji na smartfona, na stronie https://play.google.com/store lub przez aplikację Google Play na Androida. Posiadanie nowych technologii sprawia, że jesteśmy w stanie przy odrobinie nakładu pracy przygotować podstawy do późniejszego działania. Wszystko jest czytelne, może wyglądać tak, jak chcemy, pozwala nam nie zgubić się w natłoku spraw. Możemy dotrzymać wszystkich terminów, dzięki czemu współpraca z innymi instytucjami, wolontariuszami przebiegnie bez problemów.

Powodzenia!