Aplikacje przydatne w pracy – do planowania i przechowywania informacji

2

Chcę podzielić się z Wami moimi „złotymi” aplikacjami, które pomagają ogarnąć to wszystko co dzieje się wokół mnie. Pewnie znacie dobrze ten stan, kiedy ulubione linki umykają, zadania, które są dla nas ważne gdzieś przepadają, bo zwyczajnie o nich zapominamy, a to, co mieliśmy komuś przekazać do zrobienia… ostatecznie robimy sami, bo już jest za późno na wyjaśnienia.

Ten wpis pojawił się już wcześniej na moim blogu, ale zmieniam go trochę na potrzeby Dobrej Strony Internetu i dodaję mu kontekst NGO, więc mam nadzieję, że będzie dla Was przydatny.

Na początek – tradycyjnie. Jeśli najpierw nie poukładasz wszystkiego w głowie, aplikacja może być dla Ciebie wsparciem, ale to Ty musisz te zadania zrealizować. Więc warto od początku mierzyć siły na zamiary :) Jeśli dopiero zaczynasz myśleć nad tym co i jak robisz, zachęcam do przeczytania moich poprzednich tekstów – 10 przykazań dla wszystkich, którzy „nie mają czsu” i naucz się nie być wszędzie.

Jeśli wszystko jasne – startujemy!

O zarządzaniu swoim czasem staram się myśleć kompleksowo, dlatego też dobieram sobie narzędzia i aplikacje, które nie tylko pomagają mi lepiej się zorganizować (co, gdzie i kiedy), ale także grupować zadania i odkładać je na później (nie na „nigdy”, ale na później właśnie) :)

Z dumą przedstawiam moich asystentów – cztery aplikacje, bez których nie wyobrażam sobie dnia / pracy / planowania + jedna, która może Wam się spodobać

 

 

1. Evernote – notatnik, lista zadań, baza pomysłów. Od tej aplikacji zaczynam dzień codziennie rano.

Screen shot 2014-04-27 at 11.31.03 AMTechnicznie: dostępna jako aplikacja, dostępna przez www (można się zwyczajnie logować), można pobrać na komputer, dostępna w języku polskim

Zalety:

– umożliwia tworzenie wielu notatek i podnotatek

– umożliwia tworzenie list zadań i przypomnień

– można jej dyktować po polsku <3 (radzi sobie ok)

– dzięki dodatkowi skitch można rysować i pisać po zdjęciach – dla mnie to wielkie ułatwienie w pracy nad projektem (np. www)

– umożliwia skanowanie i przenoszenie dokumentów – całą bazę masz przy sobie

– umożliwia pisanie długich tekstów

– umożliwia udostępnianie wszystkiego komukolwiek

– umożliwia nagrywanie spotkań

Co się nie przydaje:

– pismo odręczne,

WADY:

– jeśli będziesz synchronizować ją z kalendarzem, który jest synchronizowany z Facebookiem w nazwie nowej notatki będziesz mieć aktualnie trwające wydarzenie na fejsie. Musiałam przez to wykluczyć synchronizację z Fb właśnie, ale wyszło mi to tylko na dobre, więc polecam.

Jest znakomita do „pracy” z życiem codziennym. W niej planuję, zapisuję zadania, w niej wymyślam nowe rzeczy. Służy mi jako wygodny notatnik. Mam w niej rozpisane tematy na #wpisnablog, mam w niej listy książek itd.

W niej spisuję też podsumowania spotkań i oferty. Dzięki temu mam je dostępne wszędzie – nie tylko w pracy, ale też w domu. I mogę je udostępniać.

 

 

2. Pocket – aplikacja do przechowywania interesujących Cię linków, stron, artykułów

Screen shot 2014-04-27 at 11.36.06 AM

W ciągu dnia wiele razy odrywałam się od pracy, żeby coś przeczytać – bo akurat ktoś wrzucił fajny wpis, bo akurat pokazał się ciekawy artykuł. Czytałam, chociaż wcale nie miałam na to czasu. Nie chciałam zwyczajnie przegapić konkretnych tekstów. Teraz wystarczy, że kliknę w ikonę przy pasku adresu i już mam zapisany artykuł. Wrócę do niego kiedy tylko najdzie mnie ochota i kiedy będę miała więcej czasu np. jadąc autobusem do pracy. Akurat w moim przypadku „czas na pocketa” jest w niedzielę od 9 do 11 (koniecznie z Samplem na kolanach) :)

Każdy „kwadrat” to jeden art. Ich prezentacja jest czytelna i ładna jednocześnie. Nie umiem już bez niego żyć.

 

3. Asana – duży program do zarządzania pracą zespołu (więcej o narzędziach do planowania projektów niedługo we vlogu)

Tak, mówię poważnie. To wprawdzie rozbudowany program do zarządzania projektami i pracą z zespołem, ale…

Zalety:

– jest przejrzysta, dobrze się po niej nawiguje, jest biała i nie rozprasza swoim wyglądem

– pozwala planować zadania z podzadaniami i z radością je odznaczać po zakończeniu

– jeśli nie chodzi Ci tylko o „zrobię zakupy”, ale pracujesz nad wieloma projektami – np. masz własną firmę i musisz ogarniać wiele rzeczy na wielu poziomach, to Asana będzie świetna, bo pozwoli Ci łatwo podzielić zadania na osobne dział „firma”, „dziecko”, „dokumenty”, „domowa kasa”

– przypomina o zadaniach mailem

Wady:

– jeśli można tak powiedzieć – posiada wiele funkcji, których nie możesz wyłączyć i jednocześnie nie będziesz znich korzystać przy planowaniu czasu

– jeśli używasz asany tylko dla siebie, sam jesteś odpowiedzialny za wszystkie zadanie i są one przypisane do Ciebie. Wrrrr… :)

ja do zarządzania firmą używam dwóch narzędzi: basecamp i evernote. Ale BC jest płatny, więc Asana też na propsie, bo płatna nie jest.

 

 

4. Konto Googla

Jeśli ktoś jeszcze nie ma konta Googla i nie używa go kompleksowo – najwyższa pora zacząć. Jeśli jeszcze nie wiecie, co takie konto ma w sobie, zobaczcie. Nas interesuje ten dział:

Screen shot 2014-04-27 at 12.06.01 PM

Naj:

Gmail – wiadomo.

Kalendarz – jeśli jeszcze z niego nie korzystaliście – zróbcie to! Ja wiem, że trzeba to spotkanie wpisać i na tym etapie jest największy problem, bo zwyczajnie Wam się nie chce. Ale – kalendarz googla można synchronizować z wieloma aplikacjami. I to już jest dobra wiadomość – warto to robić!

Dokumenty – coś, co sprawi, że poczujecie się szczęśliwi :) Pliki i dokumenty dostępne z każdego miejsca, z każdego kompa, gdziekolwiek. Jakie to ułatwienie! Można oczywiście korzystać z innych „przechowali”, ale to znów kolejne miejsce, gdzie trzeba się logować lub zmieniać aplikacje. Jeśli nie macie tego za dużo – tu jest świetnie. Ja np. robię w dokumentach listy zakupów i listy rzeczy, które chciałabym kupić w przyszłości.

 

+1

5. Trello

Od początku kojarzy mi się z trollo :P Ma swoje wady i zalety. Ja dostrzegam więcej tych pierwszych, ale znam wiele osób, które bez Trello nie wyobrażają sobie dnia. Może do Was też będzie bardziej przemawiać ta forma układania zadań, więc zapraszam:

Trello umożliwia tworzenie prostych list zadań / baz informacji. Możecie płynnie przenosić zadania z jednej listy na drugą, komentować je czy przyporządkować do poszczególnych osób (możecie udostępniać swoje zadania i listy). Narzędzia można używać w wielu kontekstach i na wielu urządzeniach – dzięki temu macie dostęp do swoich list gdzie tylko chcecie.

Mnie przeszkadza pozioma nawigacja list i wygląd. Wszystko jest dla mnie za małe i nie jestem w stanie zobaczyć całości moich zadań. Mam ich sporo, pewnie jak każdy z Was, a ciągłe przewijanie nie jest niczym przyjemnym. Sprawdźcie, może Wam się spodoba.

 

Tyle ode mnie na początek – będzie tego więcej! Jeśli szukacie jakiejś aplikacji dla siebie, albo chcecie opowiedzieć jak wykorzystujecie apki w swojej pracy – dajcie znać!

 

 

Share.

About Author

Karolina Rojek

Pracuję w Fundacji Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy, gdzie zajmuję się działaniami wideo (produkcja, vlog Jurka Owsiaka, promocja) i transmisjami live (Finał WOŚP, Przystanek Woodstock, konferencje prasowe). W SiemaShopie - internetowym sklepie Fundacji - kieruję e-marketingiem. Od 2007 r. związana z działaniami internetowymi WOŚP. Wraz zespołem laureatka PRotona 2014 w kategorii „Osoba/zespół ds. komunikacji w organizacji pozarządowej/fundacji”.

2 komentarze

Leave A Reply