Dobra Strona Internetu

Jeśli za oknem wciąż słyszycie odgłosy fajerwerków, możecie być pewni co najmniej trzech rzeczy. Po pierwsze, rozpoczęliśmy 2018 rok, po drugie mamy dziś poniedziałek, i po trzecie, od 26. Finału Wielkiej Orkiestry Świątecznej Pomocy dzieli nas już tylko 13 dni, a to znak, że czas zacząć ostatnie przygotowania do największej letniej zadymy w środku zimy! Organizacja corocznych finałów to ogromne przedsięwzięcie, zarówno logistyczne, jak i komunikacyjne. Mimo ogromnej świadomości społecznej na temat tego, czym jest i co robi Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy, by ta ogromna machina działała sprawnie konieczna jest dobra komunikacja i promocja zarówno działań podejmowanych przez Fundację, jak i tych organizowanych przez lokalne Sztaby WOŚP.

Mały krok dla Sztabu, ale wielki dla odbiorców

Nie sposób mówić o tym, co dzieje się w prawie 1700 Sztabach jedynie za pośrednictwem kanałów Fundacji. Liczba informacji byłaby w tym przypadku tak przytłaczająca, że przeciętny użytkownik, szukający powiedzmy informacji o tym, co dzieje się w Krakowie, zgubił by się w natłoku prezentowanych informacji ze sztabów z całego kraju. Rozwiązaniem tego problemu, z którego jako Sztaby WOŚP chętnie korzystacie, jest zakładanie własnych profili w mediach społecznościowych, czy stron internetowych. Dziś chciałbym zaproponować Wam pójście o jeden krok dalej, dzięki któremu – w mojej opinii – nie tylko zwiększycie efektywność Waszej komunikacji w internecie, ale również umożliwicie zarówno fanom, jak i lokalnej społeczności śledzenie tego, co w związku z 26. Finałem WOŚP dzieje się w Waszej miejscowości, tym samym trafiając z organizowanymi przez Was wydarzeniami do szerszego grona odbiorców. Namawiam Was, do stworzenia finałowej redakcji waszego lokalnego Sztabu, która od początku zajmie się komunikacyjnymi aspektami Waszego Sztabu!

Po co Wam redakcja?

To w zasadzie kluczowe pytanie, które należy postawić w trakcie rozważań na temat tego, czy powinniście zainwestować swój czas w stworzenie sztabowej redakcji. Przede wszystkim „redakcja” nie musi składać się z kilkunastu, czy kilkudziesięciu osób, wyposażonych w najnowsze technologie i obsługujące niezliczone kanały komunikacji, począwszy od strony internetowej, przez Facebooka, skończywszy na Snapchacie, czy profilu na LinkedIn. Owszem, w przypadku naprawdę ogromnych Sztabów, tak rozbudowana redakcja może okazać się dobrym wyjściem, ale w przypadku większości z nich, najskuteczniejszym rozwiązaniem będzie powołanie małego, kilkuosobowego zespołu, który zajmie się komunikacyjną stroną sztabowych działań. Powierzając redakcyjną stronę Waszych działań konkretnym, najlepiej zajmującym się tylko tą kwestią osobą, zapewnicie sobie spójność komunikacji, dzięki czemu, Wasze posty będą jedną, opowiadaną przez pewien okres historią.

Kiedy zacząć, kiedy skończyć?

Jeśli choć w części przekonałem Was do tego, że utworzenie redakcji jest dobrym pomysłem, czas pomyśleć o tym, kiedy powinniście zacząć Wasze działania, jeśli chodzi o komunikację. Szczerze mówiąc jeśli zdecydujecie się na stworzenie redakcji, warto by działała ona przez cały rok. Fundacja prowadzi bardzo dużo różnego rodzaju inicjatyw pomiędzy styczniowymi Finałami. Nawet, jeśli nie zdecydujecie się przyłączyć do organizowania orkiestrowych akcji w trakcie roku, możecie wykorzystać je, jako pretekst do publikowania informacji na waszych stronach internetowych, czy w mediach społecznościowych. Dzięki temu nie tylko będziecie propagować działalność Orkiestry, ale również, a z perspektywy tego artykułu przede wszystkim, Wasz Sztab, w świadomości odbiorców Waszych wiadomości, będzie działał przez cały rok. Oczywiście nie musicie publikować wpisów codziennie. Czym bliżej Finału, tym więcej wiadomości powinna produkować Wasza redakcja. Warto zacząć np. od jednego posta w miesiącu w okresie na długo przed Finałem WOŚP, by następnie zwiększyć częstotliwość komunikacji w okresie w którym w związku ze zbliżającym się Finałem robi się gorąco. Dobrym momentem jest dzień ogłoszenia tematu nadchodzącego Finału. Od tego momentu możecie publikować np. dwa posty w miesiącu. To dobry moment by przypomnieć np. co działo się w ubiegłych latach w waszej miejscowości. Gdy Wasz Sztab zostanie już oficjalnie zarejestrowany i zaczniecie proces rekrutacji wolontariuszy, warto jeszcze bardziej zwiększyć ilość publikacji. Od tego momentu w Waszych kanałach powinniście publikować nie rzadziej, niż raz w tygodniu. To właśnie od tego momentu wchodzicie na ostatnią prostą finałowych przygotowań, warto więc, by jak najwięcej osób przypomniało sobie o tym, że zbliża się kolejny Finał WOŚP. Skupcie się na dacie – tradycyjnie już gramy w drugą niedzielę stycznia! Okres w którym rozpoczniecie lokalne wydarzenia związane z Finałem, jest jednocześnie idealnym momentem by po raz kolejny zwiększyć ilość publikowanych wiadomości. Od tej pory powinniście informować o swoich działaniach jak najczęściej, od tego do jak dużej liczby osób uda się Wam dotrzeć z informacjami o Waszych wydarzeniach w dużej mierze zależy to, ile ostatecznie pieniędzy uda się nam wspólnie zebrać na rzecz Finału WOŚP.

Na jakich kanałach się skupić?

Jeśli Wasz Sztab nie liczy co najmniej kilkudziesięciu członków, jak już wspomniałem, nie warto marnować zasobów na prowadzenie niezliczonej ilości kanałów komunikacji. Warto skupić się na mediach społecznościowych – to właśnie w nich najłatwiej dotrzeć do szerokiej liczby odbiorców. Ze względu na to, że portalem o największej liczbie użytkowników jest wciąż Facebook, to właśnie ta platforma jest najlepszym rozwiązaniem na prowadzenie sztabowej komunikacji. Dzięki Facebookowi nie tylko dotrzecie do dużej liczby odbiorców, ale również skorzystacie z najróżniejszych form komunikacji, począwszy od klasycznych postów, poprzez zdjęcia, filmy, czy transmisje live. To właśnie te ostatnie mogą okazać się dobrym rozwiązaniem dla promocji głównego wydarzenia, np. koncertu, który towarzyszyć będzie Finałowi WOŚP. Dzięki przekazowi na żywo, osoby, które z różnych względów nie będą mogły być z Wami osobiście, będą mogły poczuć klimat Waszego lokalnego Finału. Jeśli planujecie „licytacje”, ta forma komunikacji pozwoli również być z Wami osobom, które nie mogły dojechać na Wasz lokalny Finał – kto wie, może dzięki przekazowi live, również i one zdecydują się złożyć swoją ofertę, np. telefonicznie. A gdy druga niedziela stycznia minie, pamiętajcie by poinformować fanów o tym, ile udało się zebrać i zapewnić, że zobaczymy się już za rok, w tym samym miejscu i czasie! :)

Jak zorganizować pracę redakcji?

Nadrzędnym celem redakcji, jest zapewnienie Was spójnej komunikacji, dzięki której dotrzecie do jak najszerszego grona odbiorców. Nie da się osiągnąć tego typu celu, jeśli ludzie którzy będą tworzyć Waszą redakcje, nie będą robić tego z zaangażowanie i pasją. Przy tworzeniu redakcji, warto poszukać osób, które interesują się dziennikarstwem, nowymi mediami czy komunikacją w internecie. Zapukajcie do lokalnych szkół, popytajcie na uczelniach. Przy odrobinie determinacji na pewno uda się znaleźć odpowiednie osoby, jeśli już nie macie ich w swoim Sztabie. Przy tworzeniu treści, kierujcie się jedną, podstawową zasadą: Piszcie w taki sposób, by wywołać uśmiech na twarzy swoich odbiorców! Oczywiście nie chodzi tutaj o to, by każdy post zawierał maksymalne zagęszczenie sucharków, choć może i to jest jakiś pomysł na komunikację… Starajcie się unikać patetycznego, czy oficjalnego języka. Piszcie prosto, tak by Wasze wiadomości były interesujące, a jednocześnie łatwe w przyswojeniu. Starajcie się zachęcać odbiorców do interakcji i pod żadnym pozorem nie zapominajcie o jednym – odpowiadaniu na wiadomości i komentarze! To właśnie za ich pośrednictwem najłatwiej rozwiać wszystkie wątpliwości Waszych fanów, stanowią więc nieocenioną pomoc w pracy Sztabu. Dopilnujcie również, by przedstawiciel redakcji brał udział we wszystkich wydarzeniach, które organizuje Wasz Sztab. Dzięki obecności na miejscu zdarzeń, Waszym redaktorom dużo łatwiej będzie pisać o wydarzeniach jakie maja miejsce. Pamiętajcie, żeby zapewnić Waszej ekipie odpowiednie warunki pracy. Pomyślcie o jedzeniu, czy napojach. Redakcja często nie pracuje w miejscu w którym działają pozostali wolontariusze, czy członkowie Sztabu, łatwo więc zapomnieć o zapewnieniu im odpowiednich warunków. Upewnijcie się, że nie popełniacie tego błędu! Jeśli z Waszym Sztabem współpracuje fotograf, czy kamerzysta, upewnijcie się, że pomiędzy nimi, a sztabową redakcją dochodzi do sprawnej wymiany materiałów. Dzięki temu publikowane przez Was wiadomości będą jeszcze lepsze, a redaktorzy będą mogli skupić się na treści, nie musząc martwić się o materiały graficzne dla swoich postów.

Sprawnie zorganizowana redakcja to nieoceniona pomoc w pracy Sztabu Wielkiej Orkiestry Świątecznej Pomocy. Mimo, że jej zorganizowanie nie jest najprostszym zadaniem, przy odrobinie samozaparcia na pewno uda się Wam ją stworzyć. W końcu dla orkiestrowych Sztabów nie ma rzeczy niemożliwych, prawda?