Dobra Strona Internetu

Współpraca sztabów WOŚP z mediami

 

Na początek – pewna statystyka. Otóż w momencie kiedy czytacie te słowa, na tuż przed kolejnym Finałem WOŚP, w mediach każdego dnia pojawia się kilkadziesiąt różnych publikacji poświęconych Orkiestrze. Kłaniamy się w pas ogromnej aktywności naszych głównych partnerów medialnych – całej Grupie TVN, Antyradiu, Interii, tytułom Wydawnictwa Edipresse, portalowi i magazynowi Nasze Miasto… Ich zaangażowanie jest niesamowite! Ale uwaga – zdecydowana większość publikacji jakie każdego dnia wyłapuje nasz monitoring to są artykuły w lokalnych mediach, bazujące na działaniach komunikacyjnych sztabów WOŚP. Regionalne portale, gazety i czasopisma, stacje radiowe i telewizyjne stanowią gigantyczną siłę, która ma ogromny wpływ na ostateczny sukces finałowej zbiórki. A to wszystko ma oparcie w Waszej, sztabowej, żmudnej pracy nad budowaniem Waszego Finału i wizerunku Waszych lokalnych działań.

 

Nigdy jednak nie jest tak dobrze, żeby nie mogło być lepiej. Codziennie rozmawiam z wieloma z Was, podpowiadając, doradzając i namawiając do jeszcze większej aktywności. Skłoniło mnie to do spisania dla Was podstawowego zestawu zasad, które pomogą w budowaniu przekazu tym, którzy w meandrach komunikacji czują się nieco zagubieni.

 

Co zatem zrobić, aby media zainteresowały się sztabowym graniem?

 

• Poznajcie swoje media

Dla tych, którzy prowadzą jakiekolwiek niezależne działania, czyli dla większości szefów sztabów, to zadanie proste i generalnie opanowane – trzeba przyjrzeć się lokalnemu rynkowi medialnemu i poznać pracujące u Was redakcje i dziennikarzy. Można zacząć od rozmowy ze sprzedawcą w kiosku, który – możecie wierzyć mi na słowo – ma doskonałą orientację, po jakie tytuły najczęściej sięgają lokalni czytelnicy. Potem skanujemy częstotliwości odbiorników radiowych i telewizyjnych i szukamy lokalnego przekazu. Sięgamy po lokalne dodatki do ogólnopolskich tytułów. Szukamy i spisujemy autorów artykułów czy publikacji, i jeśli widzicie na przykład, ze ktoś często zajmuje się w swojej pracy sprawami społecznymi, medycyną, wolontariatem, kulturą – to jest Wasz cel. Próbujecie namierzyć telefon, mail, złapać kontakt, przedstawić się i zaprosić do współpracy.

A jeśli aktywny dziennikarz sam Was odnajdzie, zadzwoni i zacznie interesować się Waszym Finałem – to mega sukces! Przejmijcie kontakt i informacyjną inicjatywę. Dbajcie o relacje, budujcie zaufanie i wzajemny szacunek. Informujcie, odpowiadajcie rzeczowo na pytania, znajdujcie dla nich czas. Jeśli polubicie te Wasze lokalne media, one także będą lubiły Was.

 

• Uważnie przygotowujcie Wasz przekaz

Jak już macie grono współpracujących dziennikarzy – zadbajcie o to, by byli dobrze poinformowani. Wysyłajcie do nich regularnie, najlepiej droga mailową, newsy dotyczące Waszych działań. Ale nie za często. Co kilka dni. Dobrze jest sobie kolejne komunikaty wcześniej zaplanować, rozłożyć w czasie – żeby nie zaspamować skrzynek tych biednych ludzi ;-) Piszcie o rzeczach ważnych z Waszego punktu widzenia. O tych, na których Wam zależy, ale także na tych, co do których czujecie, że budzą zainteresowanie. Komunikaty twórzcie konkretne, składne, ale nie za długie, żeby nie zanudzać. Zawsze pod komunikatem podajcie numer telefonu i mail do kontaktu i koniecznie bądźcie wtedy do dyspozycji. Reagujcie też na to, co dzieje się wokół Was. Jeśli jest tak, że nagle zaczynają urywać się Wam telefony i są dziesiątki pytań o jakiś fakt – zbierzcie informacje na jego temat i publikujcie komunikat.

 

• Szukajcie sojuszników

Pamiętajcie, że są przy Was instytucje, zaprzyjaźnione i życzliwe, które w komunikacji czują się dobrze, mają wybudowane relacje i doświadczenie. Często są tam rzecznicy prasowi i specjaliści od komunikacji. Myślę tutaj o współpracujących z Wami placówkach kulturalnych, władzach samorządowych, organizacjach społecznych i młodzieżowych, czy chociażby o lokalnych szpitalach. Pisząc o wspólnych działaniach – twórzcie wspólne komunikaty i informacje. Jeśli – dla przykładu – lokalny szpital otrzymał wsparcie od WOŚP i chce to zakomunikować – dogadajcie się, opracujcie jedną treść komunikatu i wyślijcie go w tym samym momencie. Jeśli szpital już informował o wsparciu kilka miesięcy wcześniej – nic nie szkodzi, by pod pretekstem zbliżającego się Finału tego nie przypomnieć. Podobną zasadę stosujcie wobec wszystkich Waszych partnerów, również firm sponsorujących Wasze działania. W kupie raźniej i łatwiej o sukces! :D

 

• Odpowiadajcie na konkretne potrzeby mediów

Wsłuchujcie się w potrzeby dziennikarzy, którzy zainteresowani są Waszą pracą. Komunikat prasowy, jeśli jest sprawnie napisany, może stać się podstawą do artykułu w prasie lub w internecie. Przy tym z góry przygotujcie się na pytania o zdjęcia, grafiki i multimedia, które będą mogły uatrakcyjnić przekaz. W treści komunikatu wplećcie cytat Wasz lub innej konkretnej osoby ze sztabu. Lokalna telewizja koniecznie będzie chciała nagrać rozmowę do kamery, a stacja radiowa może chcieć zaprosić Was do wizyty w studiu. Musicie znaleźć na to czas i nie uciekać od takich aktywności. Jeśli nie czujecie się najlepiej w rozmowie z mediami – może któryś z wolontariuszy w Waszym sztabie jest sprawniejszy i podejmie się roli rzecznika. Ważne jest, aby ktoś był zawsze gotów do rozmowy i kreatywnie szukał możliwości zaspokojenia konkretnych prasowych potrzeb. Tu już nie tylko chodzi o to, że na końcu powstaje kolejna o Was publikacja, ale to także daje Wam ogromny wpływ na to, co zostanie napisane i pokazane, jak ta publikacja będzie wyglądała.

 

• Korzystajcie z tego, co udostępnia Fundacja

Przygotowując wsparcie dla dziennikarzy z całej Polski zainteresowanych działaniami Fundacji, stworzyliśmy portal media.wosp.org.pl. Każdy z zarejestrowanych dziennikarzy znajdzie tam ogrom materiałów do wykorzystania w publikacjach – filmy, wypowiedzi, muzykę, zdjęcia, raporty i komunikaty. W tych materiałach pojawia się osoba Jurka, są tam wiadomości i opowieści tworzone z perspektywy ogólnopolskiej. Będą więc dla Waszego lokalnego przekazu doskonałym uzupełnieniem. Sami także możecie z tych materiałów korzystać. Na zdrowie! :D

 

• Szukajcie lokalnych aspektów grania WOŚP

Dziennikarza publikującego w regionie interesują sprawy ważne dla ludzi w tym regionie. Każdy lokalny wątek będzie więc super pretekstem do komunikacji. Ile sprzętu medycznego jest w naszym szpitalu? Ile dzieci przebadanych zostało w Programie Badań Przesiewowych Słuchu? A może zespół z Waszego miasta gra na Finale w Warszawie, a jeden z Waszych wolontariuszy jest weteranem finałowego grania? A może macie super rekordzistę, lub niespotykaną formę zaangażowania w Finał? A może lokalna firma będzie uczestniczyła w licytacji Złotych Serduszek? A może… I tak bez końca da się wymieniać różne możliwości, po które nie wahajcie się sięgać, by wywołać lokalne zainteresowanie Waszym Finałem. Szczególnie ważne są te wątki, które w sposób szczególny dają powód do radości i dumy. Umiejętne ich szukanie to niemal gwarancja sukcesu!

 

• Zadbajcie o dziennikarzy w czasie samego Finału

Najprościej mówiąc  – postarajcie się sprawić, by lokalni dziennikarze poczuli się wyjątkowo w czasie Finału w Waszym sztabie czy na Waszej imprezie. Zbierzcie zgłoszenia i przygotujcie akredytacje. Dla akredytowanych dziennikarzy stwórzcie jakąś przestrzeń do pracy tylko dla nich. Dajcie im dostęp do miejsc, w których dzieją się ważne rzeczy. Zapewnijcie im kontakt z Waszymi gośćmi. Po prostu – jak tylko dacie radę ułatwcie im pracę, zapewnijcie komfort i poczucie, że ich praca jest Ważna i ma dla Was ogromny sens.

 

• Nie bójcie się trudnych pytań

Chodzi tu o te sytuacje i pytania, które padają – niekoniecznie z nieżyczliwych ust – wybiegając poza Waszą sztabową perspektywę. Pytania i wątpliwości o rozliczenia, o Jurka Owsiaka czy o inne przedziwne wymysły kierujcie do mnie i do Biura Prasowego Orkiestry. Mamy spore doświadczenie w odbijaniu malkontentów oraz w rozwiewaniu wątpliwości. My w Fundacji zresztą także nie wchodzimy w Wasze lokalne kompetencje i jak tylko słyszę pytania o działalność tego czy innego sztabu – odsyłam media do tego sztabu, szybko i konkretnie. To element budowania wzajemnego zaufania – lepiej powiedzieć „nie wiem, proszę dzwonić tu i tu”, niż brnąć w rozwijanie wypowiedzi o czymś, o czym się nie ma pojęcia.

 

• Korzystajcie z nowoczesnych metod komunikacji

Najlepszą pomocą dla dziennikarzy będzie Wasza aktywność w sferze internetu. Jeśli sztab ma stronę, profil na Facebooku czy jakiegoś bloga – to może być kopalnia inspiracji do tworzenia publikacji. Korzystajcie też z narzędzi internetowych aktywności, które udostępniamy Wam w ramach serwisu i społeczności Orkiestry. Nowinki, wydarzenia w bazie czy Wasze sztabowe aukcje to tylko wybrane możliwości skorzystania z informatycznego zaplecza Fundacji.Dziennikarzowi też będzie wygodniej, jeśli sam będzie miał możliwość namierzenia źródeł. Nie zapomnijcie tylko, że…

 

• Spójność jest najważniejsza

Pamiętajcie, że jeśli chcecie zbudować to wzajemne zaufanie, o którym pisałem w drugim punkcie, przekaz w każdym Waszym miejscu musi być spójny. Katastrofalnie skończy się sytuacja, kiedy dziennikarz jedno przeczyta w komunikacie, inne na stronie www, a jeszcze co innego usłyszy, gdy pełen wątpliwości zadzwoni do sztabu. Podając zewnętrzne fakty – zawsze odsyłajcie do źródeł. No i także pilnujcie spójności Waszych komunikatów z tym, co regularnie pojawia się na stronie i w społecznościach WOŚP. Na szefach sztabów spadła szczególna rola obserwatorów tego, co każdego dnia robi Orkiestra i wpasowywania tych działań w lokalny kontekst działania sztabu.

 

Ważne zdanie na koniec – możecie swoją aktywność medialną budować stopniowo, z rozmachem dostosowanym do skali Waszych działań. Na pewno jednak nie możecie tej pracy u podstaw zaniedbać.

 

Mam nadzieję, że pomogłem. Jeśli macie pytania czy wątpliwości – piszcie, dzwońcie, pytajcie. Jesteśmy z całym zespołem komunikacyjnym Fundacji do absolutnie priorytetowej dla Was dyspozycji. Zrobimy co w naszej mocy, by Was wesprzeć.

 

Zatem – do usłyszenia!