Dobra Strona Internetu

Mam dla Was dziś specjalny kąsek – rozmowa z Michałem Madurą, który sprzeda nam swoje sekrety związane z zarządzaniem czasem. Polecam gorąco lekturę, mam nadzieję, że będzie dla Was pomocna.

Michał Madura – PR Manager Studia EDISONDA – zawodowo zajmuje się robieniem dobrego wrażenia. Człowiek orkiestra – kręci, pisze i rozmawia z ludźmi. Z wykształcenia socjolog, absolwent Wydziału Humanistycznego AGH. Współpracował z agencjami reklamowymi, portalami internetowymi i tradycyjnymi mediami. Jest współtwórcą wielu akcji i wydarzeń związanych z muzyką, nowymi technologiami oraz użytecznością. Prywatnie miłośnik kryminałów, dobrej muzyki i miejskich spacerów.

Dużo ostatnio mówi się o zarządzaniu czasem, jak rozumiesz to zagadnienie?

Michał Madura: Dla mnie to kolejny buzzword, który przyciąga uwagę wielu osób. Niby wywiązuje się na ten temat jakaś dyskusja, kilka osób wypowiada się merytorycznie, a na koniec dnia wszyscy dochodzą do wniosku w stylu „OK, to teraz zarządzamy swoim czasem”. I w zasadzie na tym się kończy.

Moim zdaniem jest to cecha, której trzeba się nauczyć. Niestety samemu. Studia i realizowane tam projekty raczej nam w tym nie pomogą. Ważne jest też indywidualne podejście i to jak sobie wytłumaczysz, że Twój czas jest w pewnym sensie ograniczony.

Dla mnie takim bodźcem był filmik, który przesłał mi ostatnio przyjaciel. José Mujica, były prezydent Urugwaju mówił mniej więcej coś takiego: „Kiedy cokolwiek kupujesz, nie płacisz za to pieniędzmi. Płacisz czasem jaki musisz poświęcić aby te pieniądze zarobić. Różnica jest jednak taka, że czasu nie da się kupić. I to jest tragiczne – wydając czas, tracimy swoją wolność.”. Dla mnie brzmi to bardzo logicznie.

Jak wygląda Twoje porządkowanie zadań, układanie planu dnia? Stajesz przed nowym tygodniem pełnym wyznań i od czego zaczynasz?

MM: Notes to podstawa. Każdy dzień zaczynam od podsumowania poprzedniego i wypisania rzeczy, które trzeba ogarnąć. W naszej firmie mamy zwyczaj organizowania stand-upów, czyli spotkań, na których cały zespół spotyka się i mówi o swojej pracy. Pozwala to być na bieżąco i motywuje do pracy. Podczas tych spotkań istotnym elementem są żółte karteczki.

Poza klasycznymi metodami mam też w zanadrzu kilka aplikacji. Przede wszystkim Evernote, Trello i ostatnio Slack. Bardzo ułatwiają porządkowanie zadań i komunikację w zespole. Dzięki nim jest szansa, że żaden element układanki nam nie ucieknie.

Jakie narzędzia pomagają Ci zapanować nad dniem?

MM: Jak wspomniałem mam zawsze mam przy sobie listę zadań. Kończąc jedną rzecz skreślam ją z listy i zabieram się za kolejną. Istotne jest to, żeby nie odkładać trudnych zadań na koniec, bo wtedy jest ryzyko, że nigdy ich nie zrealizujemy.

Na przykład masz na liście cholernie nudny raport i kilka ciekawszych zajęć. Naturalne jest to, że odsuniesz w czasie mniej przyjemne zadania i wpierw uporasz się z tymi bardziej spoko. Według mnie, lepiej jest się pomęczyć i mieć coś z głowy, wtedy satysfakcja z wykreślenia z listy jest większa.

Inna rzecz to produktywność. Ja na przykład najbardziej produktywny jestem rano i wieczorem. W okolicach południa łapie mnie leń. Dobrze wtedy jest odpowiednio rozłożyć ciężar zadań – te prostsze śmiało można wrzucić w mniej efektywne godziny dnia.

Jest jeszcze jedna rzecz, która wpływa na efektywność i zarządzanie czasem. Skupienie. Pracując w większej przestrzeni, na przykład w „ołpenspejsie” łatwo jest się rozkojarzyć. Wtedy warto założyć słuchawki, odpalić Spotify i skupić się na swojej robocie.

Jak znajdujesz złoty środek między tym, co musisz zrobić, a tym co bardzo chcesz zrobić?

U mnie sprawa jest prosta. Bardzo mało jest rzeczy, które muszę zrobić. Mam to szczęście, że to czym się zajmuję, ludzie z którymi pracuję i projekty, które się toczą w tle są dla mnie w pełni satysfakcjonujące.

Jeśli jednak muszę zrobić coś niekoniecznie fajnego, nie wiem, na przykład napisać wspomniany wcześniej raport lub stworzyć jakąś bazę, staram się znaleźć punkt, który jest gdzieś na końcu tego zadania. Klucz leży w łapaniu dystansu.

W NGO często spotykamy się z koniecznością realizacji zadań z różnych dziedzin i reagowania na nagłe sytuacje “na już” – jak sobie z tym radzić, kiedy plan dnia i tak jest już napięty?

Zaczynasz od rzeczy najbardziej priorytetowych. W większości przypadków stworzenie takiej hierarchii jest stosunkowo łatwe.

Często w NGO ludzie pracują jako wolontariusze i poświęcają cały swój wolny czas na działalność dobroczynną. Jednak zdarza się, że po kilku latach wytężonej pracy, przychodzi wypalenie. Jak zarządzać swoim czasem, żeby do tego nie doszło?

Angażować się w rzeczy, które Cię jarają. Jeżeli coś jest Twoją pasją, to jesteś w stanie robić to przez cały czas. Oczywiście, że zdarzają się chwilowe dołki, ale jest to coś naturalnego. Grunt żeby z nich wychodzić w miarę szybko. Inna sprawa jest taka, że wpływ na nasze zaangażowanie mają też czynniki zewnętrzne. Mogę być wolontariuszem, robić mega fajne rzeczy, ale kiedy pojawiają się przyziemne problemy, to ciężko jest zachować optymizm i wolę działania.

***

Nie pozostaje nam nic innego jak zacząć notować i stosować w praktyce wskazówki Michała. Dzięki za podpowiedzi i wypatrujcie kolejnych spotkań z czasem! :)