Każdy z nas ma coraz więcej zajęć, zadań i projektów, które realizuje w pracy i w czasie, który już coraz rzadziej można nazwać „wolnym”. Stajemy się coraz bardziej mobilni i potrzebujemy narzędzi, które pozwolą nam pracować w biurze, domu czy podróży, a do tego jeszcze w łatwy sposób umożliwią kontakt ze współpracownikami. Na Konferencji Sektor 3.0 starałam się przybliżyć uczestnikom temat aplikacji pomagających zarządzać projektami i frekwencja na sali pokazała, że jest to tematyka, która naprawdę nas interesuje. Przecież skoro można sobie ułatwić życie, to dlaczego tego nie zrobić? 

Zanim jednak zaczniemy swoją przygodę z aplikacjami warto pamiętać o kilku sprawach, które pozwolą nam lepiej wybrać program do pracy, a także oszczędzić sobie przyszłych rozczarowań;) Mi z tymi rozczarowaniami przyszło się kilka razy zmierzyć, więc Wam chciałabym ich oszczędzić.

Kilka złotych myśli

Narzędzia same nie działają

Naszym największym problemem jest przekonanie, że wystarczy wybrać aplikacje a nasza produktywność od razu wzrośnie.  To, że zarejestrujemy się w jakimś narzędziu, ba! nawet wpiszemy do niego zadania – wcale nie oznacza, że nasze życie stanie się łatwiejsze. Musimy pamiętać, że narzędzie jest tylko środkiem do celu a to od nas zależy czy przy jego pomocy ten cel uda nam się osiągnąć. A więc: wpisuj zadania, planuj pracę, a później z tych zadań się wywiązuj.

Wartościuj zadania

W natłoku zadań warto mieć świadomość i pilnować tego, które z nich są konieczne do zrobienia, a które jedynie pomogą nam w osiągnięciu lepszych efektów. Niektóre aplikacje (np. Wunderlist) dają możliwość oznaczania tych ważniejszych zadań i mocniej przypominają o potrzebie ich wykonania.

Dziel zadania na podzadania

Dobrą praktyką jest dzielenie niektórych zadań na kolejne podzadania. Np  zadanie „Tekst na DSI” mogłabym podzielić na: zrobienie przeglądu aplikacji, napisanie tekstu, znalezienie zdjęć, sprawdzenie tekstu, publikacja, komunikacja. Z jednej strony umożliwia nam to przełamanie naszego lenistwa (które przecież każdemu się zdarza!), bo zdecydowanie łatwiej jest nam pracować metodą małych kroków, a z drugiej pozwala mierzyć efekty naszych działań.

Możliwość dzielenia zadań mają m.in: Wunderlist, Trello, Gantter.

Podsumowuj, co udało Ci się zrobić

Zdarza Wam się pod koniec dnia przyglądać się liście wykonanych przez Was zadań? Ja często po całym dniu miałam wrażenie, że właściwie nic konkretnego nie zrobiłam a przecież przez cały dzień nie odeszłam ani na moment od komputera. To sprawiało, że moja motywacja zamiast wzrastać – zaliczała upadek;) Przyjrzenie się jednak liście wykonanych zadań pozwala na zrozumienie jak wiele udaje nam się zrobić w ciągu jednego dnia. To naprawdę pomaga w dalszej pracy!

Nie zapominaj o datach

Wpisanie zadania to jedno a ustawienie daty wykonania zadania to trudno. Nieraz moje zadania nie zostały zrealizowane, bo ja lub ktoś z któregoś z moich zespołów zapominał o dodaniu daty lub ustawił ją jakkolwiek. Przyznajcie się, kto z Was zabiera się za zadania, które „kiedyś” wypadałoby zrobić? Wydaje mi się, że wielu z nas zostawia jednak większość rzeczy „na później”;) Z drugiej strony ja mam tendencję, że jak siadam nad listą rzeczy do zrobienia, to wpisuję sobie wszystko od razu. A przecież doba ma tylko 24h!

Wszystkie narzędzia, które znajdziecie w poniższej prezentacji, mają możliwość ustawiania dat, a także wysyłają przypomnienia (np. mailem, alerty na telefon, powiadomienia na pulpicie) o tym, że czas się nimi zająć.

Projekt musi mieć koordynatora, a każde zadanie musi mieć wykonawcę

To niby oczywiste, ale jednak często się o tym zapomina – ktoś musi wziąć na swoje barki koordynowanie projektu i pilnowanie, żeby zadania były realizowane w wymaganym czasie. Po drugie – każde zadanie musi mieć przypisanego wykonawcę, bo w przeciwnym razie wykonanie spadnie na biednego koordynatora albo największego altruistę w zespole.

Twórcy aplikacji różnie rozwiązali ten problem. W narzędziach takich jak np. Basecamp  każde zadanie może być przypisane tylko jednej osobie, ale komentarze otrzymują wszyscy, których wybiera osoba dodająca wiadomość.  Bezpośrednio w komentarzu nie można jednak „wywołać” konkretnej osoby. Taką możliwość ma Trello – osoba, o której mówimy dostanie informację, że to właśnie jej dotyczy wpis. Z drugiej strony każde zadanie można przypisać kilku osobom mającym takie same uprawnienia, co bez dobrego koordynatora może prowadzić do rozproszenia odpowiedzialności.

Na co zwrócić uwagę

Na co jeszcze warto zwrócić uwagę wybierając swoje narzędzie? Według mnie przede wszystkim musi ono być proste i intuicyjne, szczególnie jeśli dopiero zaczynamy swoją przygodę z aplikacjami projektowymi lub chcemy do współpracy zaangażować innych członków zespołu.  Z tym samym wiąże się też moje przekonanie, że taka aplikacja wcale nie musi mieć bardzo dużej ilości różnych funkcji, a przede wszystkim dużej ilości okien, w których można się zagubić.

Jeśli naprawdę będziemy chcieli podnieść naszą produktywność i pilnować naszych projektów – będziemy częstym gościem w aplikacji. Ważne więc, żeby była ona miła dla oka i po prostu podobała nam się. Po kilku miesiącach pracy – naprawdę będzie to istotna właściwość.

Dla mnie ważna jest także możliwość wywoływania konkretnych osób w czasie dyskusji  i sposób ich powiadamiania. Czasem w zadaniu potrzebujemy dodatkowych informacji, które posiada ktoś, kto nie jest wykonawcą zadania, więc możliwość ich wywoływania przydaje się w takich sytuacjach.

Dla planowania czasu i zadań przydaje się też widok kalendarza zbierającego wszystkie zadania, które dodaliśmy do naszych list.  W ten sposób łatwiej jest nam też zwrócić uwagę czy przypadkiem nie zaplanowaliśmy zbyt wiele na jeden raz lub czy zadania od siebie zależne są właściwie ustawione.

Najważniejsze funkcje

Jeśli miałabym wymienić funkcje, które są dla mnie istotne w tego typy narzędziach, to byłyby to na pewno: tworzenie projektów i list zadań, możliwość przenoszenia zadań do innych list, możliwość przypisywania zadań, możliwość ustawienia daty, możliwość dyskutowania w zadaniu, dodawanie plików, wersje na urządzenia mobilne i synchronizacja zadań, tworzenie podzadań.

A może Wy macie swoje dobre praktyki i podpowiedzi, o czym warto pamiętać w kontekście aplikacji do zarządzania projektami? Komentarze czekają na Was!