Dobra Strona Internetu

Redakcja internetowa WOŚP w czasie wydarzeń to naprawdę ogromna machina – pracujemy w zespole składającym się z około 25 osób – głównie wolontariuszy Pokojowego Patrolu, obsługujemy kilkadziesiąt różnych miejsc (stron internetowych i stron w mediach społecznościowych kilku submarek Orkiestry na najpopularniejszych portalach w mediach społecznościowych), czyta nas kilka milionów osób, a także współpracujemy z innymi redakcjami – KręciołaTV, Foto, a także Centrum Prasowym WOŚP. Nasz zespół dzieli się na mniejsze teamy, z których każda pracuje na jednym odcinku finałowej czy woodstockowej komunikacji. Naszym celem jest dostarczanie czytelnikom jak najciekawszych i rzetelnie przygotowanych informacji. Żeby komunikować się ze społecznością Orkiestry musimy jednak przede wszystkim komunikować się w naszym zespole i mieć przestrzeń na wszystkie potrzebne wiadomości. Bardzo mocno stawiamy na narzędzia, które mogą nam ułatwić pracę i coraz mocniej podnosić jakość pracy. Za nami wiele eksperymentów, postanowiliśmy więc podzielić się z Wami naszymi doświadczeniami i podpowiedziami. Przed Wami 5 narzędzi, których używa redakcja internetowa w swoich działaniach.

Grupa na Facebooku

Od tego wszystko się zaczęło! To tutaj kilka lat zaczęliśmy gromadzić różne pliki, wysyłać zapytania, dyskutować, w jaki sposób działamy i umawiać się na poszczególne zasady. Pewnie domyślacie się, że wychodziło to na bardzo krótką metę. W czasie wydarzeń, kiedy komunikatów były setki – jedna grupa przestała się sprawdzać, zamiast pomagać – powiadomienia rozpraszały a w natłoku postów trudno było coś znaleźć. Oczywiście można byłoby pomyśleć o systemie hashtagów,  dni przeznaczonych na konkrete tematy (tak jak robimy to w ramach grupy dla sztabów WOŚP), ale w dniu Finału komunikując się w zespole bezpośrednio na Facebooku – przegapiamy istotne wpisy pomiędzy notyfikacjami o zdjęciach, na których jesteśmy, wpisami znajomych i życzeniami finałowego sukcesu. W tym momencie grupę wykorzystujemy w działaniach całorocznych, bo w ten sposób najszybciej możemy się skontaktować i dotrzeć do wszystkich – to miejsce na luźne komunikaty, wpisy o ciekawych artykułach lub szkoleniach, informacjach o tym, że zaczynamy zbierać zespół finałowy zespół, podsumowanie tego co za nami. Grupa na Facebooku jest miejscem, gdzie można tworzyć społeczność i integrować się, ale do pracy w zespole przydają się inne – bardziej wyspecjalizowane narzędzia – Workplace (który właśnie testujemy z Instruktorami i Liderami Pokojowego Patrolu) albo Slack.

Slack

Kiedy nadchodzi event całą komunikację przerzucamy na Slacka, którego używa coraz więcej firmy i organizacji w Polsce. Korzystamy ze Slacka w wersji rozszerzonej dzięki możliwości, jakie narzędzie daje organizacjom pozarządowym.  Dlaczego Slack?

• Możemy dyskutować na tematy dla nas istotne w czasie pracy i nic nas nie rozprasza.
• W jednym narzędziu cały team może dyskutować w różnych kanałach – każdy temat, projekt ma swoje miejsce.
• Wszystkie informacje i wiadomości można szybko i łatwo wyszukać.
• Slacka można przeglądać w przeglądarce, desktopie i na telefonie.
• Fanatycy ułatwiania pracy i automatyzacji mogą podpiąć dodatkowe boty lub zintegrować Slacka z innymi  narzędziami.
• Slacka można personalizować – emoji, loading messages i slackbot dodają kolorytu naszej komunikacji i pozwalają na integrację zespołu.

Aplikacje, które mamy podpięte do Slacka:

• • CatFacts – tak, tak. Slack podpowiada nam ciekawe fakty o kotach 
  • Dictionary
  • Dropbox – integracja z naszym kontem na Dropboxie, możliwość szybkiego przeglądania plików, które na nim umieściliśmy 
  • Dropbox Paper 
  • Forecast – pogoda na Finale i Woodstocku to ważne kwestie 
  • GameMonk – i znów trochę bardziej rozrywkowo. Teams that play hard together work hard together.
  • Google Drive
  • Google Forms Notifications for Slack – dzięki tej integracji wszystkie wiadomości wpisywane do formularza Google przez nasz team Monitoringu trafią bezpośrednio do odpowiedniego kanału na Slacku 
  • Growbot – zgrany zespół to taki, który dostrzega swoje sukcesy i potrafi sobie dziękować. Dlatego w tym roku do Slacka dodaliśmy bot, który wyłapuje wszystkie pochwał 
  • IFTTT – dzięki IFTTT wszystkie wpisy z naszych social media automatycznie lądują w kanale Opublikowane – w ten sposób mając nawet kilkadziesiąt różnych profili – w jednym miejscu możemy obserwować wszystkie nowe publikacje. Za pomocą IFTTT część osób dostaje też komunikat o tym. że na Trello zostało im przypisane nowe zadanie. 
  • RSS – za pomocą tej aplikacji podpięliśmy do kanału Opublikowane nasze strony www.wosp.org.pl i www.woodstockfestival.pl 
  • Simple Poll
  • Stop, Breathe & Think
  • Zapier –  działa podobnie do IFTTT, ale to za pomocą Zapiera udało mi się podpiąć Dropboxa i włączyć komunikaty o nowych plikach w naszych folderach na Dropboxie (niestety wersja bezpłatna jest bardzo ograniczona).

Więcej o Slacku przeczytacie na naszej stronie w artykule Jagody Czerwiec. 

Dropbox

Dropbox to skarbnica naszych materiałów – tutaj znajdują się przydatne grafiki, informacje prasowe, prezentacje z naszych szkoleń, przydatne tutoriale, Q&A, raporty z Sotrender i Google Analytics. Pliki wgrywane są przez kilka miesięcy, za każdym razem, kiedy coś nowego komunikujemy (a jak wiecie – komunikujemy naprawdę sporo) – wrzucamy tutaj materiały. Ważnym elementem jest spis treści, który staram się na bieżąco uzupełniać, a którego zadaniem jest pomoc w szybkim rozeznaniu się, co w naszych folderach można znaleźć. Korzystamy z wersji Dropbox Business, który umożliwia nam stworzyć zespół, różne podgrupy, a w ich ramach łatwiej tworzyć foldery, z których może korzystać konkretna grupa. No i każdy z członków zespołu ma 1TB na wykorzystanie.

SerwerSMS

Od 5 lat używamy w komunikacji również masowej wysyłki SMS. Za pomocą wiadomości komunikujemy się nie tylko ze wszystkimi wolontariuszami WOŚP, Pokojowego Patrolu, ale także używamy ich w kontakcie z naszą „małą grupą”. Do obsługi tej formy komunikacji używamy SerwerSMS a funkcje, z których korzystamy:

• Planowanie wysyłek SMS w przyszłości – przydatne, kiedy chcemy, żeby przypomnieć wszystkim o wydarzeniu, które na pewno odbędzie się o danej godzinie – spotkanie, rozpoczęcie transmisji,
• SMS Forward – wysyłanie SMS z telefonu na określony numer,  a system z kolei rozsyła wiadomości do całej grupy
• Personalizacja – możliwość wysłania SMS do wielu osób, ale z indywidualnym fragmentem dla każdej z osób – np. potwierdzenie wersji jedzenie, zadania, godziny rozpoczęcia pracy
• SMSy przychodzące – możliwość odczytytywania SMSów przychodzących i wyświetlania ich na stronie za pomocą widgetu. Za pomocą SerwerSMS odbieramy np. smsy ze sztabów o wrażeniach z ich grania a wybrane pokazujemy na naszych stronach, a także otrzymujemy wiadomości od słuchaczy Radia Woodstock. 

Jeśli chcesz wiedzieć więcej o wykorzystaniu SMSów w czasie Przystanku Woodstock w celu zapewnienia bezpieczeństwa użytkowników – przeczytaj case study! 

Trello

Trello nie trzeba chyba nikomu przedstawiać. W pracy wewnątrz Fundacji do zarządzania zadaniami używamy Basecampa, ale w pracy redakcji stawiamy na Trello. Część z teamów, na które podzielona jest nasza grupa – na Trello rozdziela między sobą zadania. Dodatkowo w tym roku na Trello przygotowaliśmy też onboarding ułatwiający osobom, które po raz pierwszy będą z nami – odnalezienie się w cyfrowym świecie Finału.

Więcej o Trello przeczytacie w artykule Olimpii Jenczek. 

To oczywiście nie wszystko. Używamy też narzędzi bezpośrednio w naszych działaniach – team zajmujący się monitoringiem czuwa nad SentiOne i Brand24, zespół mediów społecznościowych analizuje komunikację za pomocą Sotrendera a newsy piszemy za pomocą dedykowanego CMSa.

Przez te wszystkie lata współpracy odkryliśmy dwie ważne zasady, o których warto pamiętać. 1. to nie narzędzia tworzą zespół i go integrują, one to tylko ułatwiają. Wszystko zależy od ludzi – ich chęci, umiejętności i wzajemnej sympatii. 2. Jeśli masz zamiar wprowadzić nowe narzędzie w Waszej organizacji – najpierw pokaż dlaczego warto z niego korzystać i podpowiedz jak działa.  Do niezrozumiałego narzędzia naprawdę łatwo się zniechęcić.

A Wy? Jakich narzędzi używacie w swojej pracy? Dajcie nam koniecznie znać w komentarzach lub podzielcie się Waszym case study na naszym portalu. 

Chcesz wiedzieć więcej, jak wygląda praca redakcji internetowej WOŚP? Zobacz wywiad Maćka Budzicha – Mediafuna.